电子档案管理管理办法范文1

影响农机监理电子档案安生性的不利因素

1.档案安全保护意识薄弱档案安全保护教育不普遍，档案安全意识淡薄，缺乏安全风险意识，突出表现在档案网络工作“安全第一、预防为主”的意识不强。档案服务及利用人员由于网络安全防护技术较低和安全防护意识不高，造成的无意侵权或电子档案光盘存储的选择等问题，都给农机监理电子档案的安全保管带来威胁。

2.计算机软硬件的设备故障由于农机监理的电子档案一般不能直接利用，它的形成和处理与利用均需借助计算机软硬件设备的支持才能实现。而计算机系统是由许多部分组成，每个部分的薄弱环节都极易遭到破坏。如：数据易被误输；应用软件易被篡改或盗用；硬件设备中的芯片和电子线路易被损坏等。这些故障的发生都有可能导致农机监理电子档案的丢失或破坏，从而对农机监理造成不可挽回的损失。

3.电子档案存储载体的保护技术问题农机监理电子档案的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体，它具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。并且磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场的影响而导致退磁、消磁等。目前光盘常用的介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料，这些材料不稳定，易氧化，易与碱溶液发生反应。因此，电子档案载体材料的这些特点，决定了农机监理电子档案容易受外部环境的影响。

4.计算机病毒与黑客的攻击计算机病毒已成为当今破坏计算机操作系统的头号杀手，它是一种特殊的具有破坏力的计算机程序，具有自我复制能力，会以各种方式和途径攻击计算机系统的应用软件和数据库以及硬件设备，并可通过非授权入侵在可执行程序或数据文件中，从而造成电子文档的破坏或系统的瘫痪。此外，有些计算机黑客也利用电脑网络进行犯罪活动，他们伺机寻找系统和软件方面的某些缺陷来攻击，通过破译口令与密码而获取使用权限。非法访问、删除或修改某些重要电子文档，使文件所有者和利用者均遭受巨大损失。

加强农机监理电子档案安全管理的相应对策

1.加强电子档案安全管理的宣传教育，增强责任意识要大力普及农机监理电子档案信息安全知识及网络窃密知识，使广大农机监理档案人员了解电子文档的特性，防范农机监理电子文档无意丢失或泄密，提高对各种攻击手段的认识和警惕性，如不随意下载或安装不明软件，不随意打开陌生电子文件等。对农机监理电子档案保护意识融入到档案的价值论中，从而营造农机监理电子档案安全保护新环境。

2.充分采用信息备份技术信息备份是信息安全保障最重要的辅助措施，它可以为受损或崩溃的信息系统提供良好、有效的恢复手段。一旦原文件遭到破坏，还有相同的备份文件可以取而代之，为了防止存档载体物理性能变化或设备故障而丢失信息，农机监理电子档案的备份系统可以从硬件级备份、软件级备份、人工级备份三个层次入手。每年应对备份磁带或光盘进行抽检，并对农机监理电子档案的读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记，这种多层次的综合应用才能达到理想的备份目的，做到万无一失。

3.加强电子文件的载体保护电子文件载体使用的是磁性、光学材料等精密型载体，对保存环境提出了很高的要求。因此对电子文件载体的保护可以参照《电子文件归档与管理规范》的要求，改进电子档案的存放环境，保持适应的温湿度，采用去湿机，去湿剂氯化钙和硅胶、空调调节系统等措施调节档案库内温湿度。并将农机监理电子档案避光保存，避免光线尤其是紫外线直接照射光盘，最大限度地减少电子档案曝光时间和曝光强度。同时，农机监理电子档案在整理、保管、利用时应避开电动机、发电机、变压器、电视机、消磁器、无线电装置等具体退滋或消磁设备的干扰。

电子档案管理管理办法范文2

随着计算机和网络的快速发展，逐渐出现了全新的网络化办公方式——无纸化办公。无纸化办公是办公自动化的高级发展阶段，是指在办公中不需要使用纸张，而是借助于办公自动化软件系统，通过网络实现协同操作、共享信息资源、互相交换信息等的一种办公方式。在无纸化办公模式中，所有的办公操作都由现代设备自动化完成。随着计算机技术和网络技术的广泛应用和深入发展，无纸化办公逐渐普及，是未来办公的新趋势。归纳来说，无纸化办公具有以下一些特点。

1.1办公费用低

虽然在无纸化办公系统的建设初期要投入一定的人力、物力和财力，但从长远来看，无纸化办公能够通过现代办公自动化系统与网络技术实现信息传递和信息处理。与传统的办公方式相比，无纸化办公的整个过程可以大大减少纸张的使用，降低打印设备及相关器材的使用频率和维修费用支出，通过电子邮件、同步协同等形式的传输可以节约交通费、邮寄费，大幅度降低了人力资源费用。

1.2办公效率高

据调查，在许多公司，员工每周花费10h甚至更多的时间来整理从印刷机、打印机、复印机等设备得到的纸质资料。而无纸化办公模式可以实现文件的快速流转、查阅，省略了大量文件的打印、装订、粘贴、手工分阅、回收保存等环节，往往在短短几分钟内就可实现批量处理，大幅度提高了办公效率。

1.3节约资源，降低污染

推进无纸化办公可大大节约木材、办公耗材、电力资源等。

1.4对现代技术和能源有很强的依赖性

无纸化办公对软硬件、网络、电能等的要求较高，任何一个环节出现问题都将导致办公的中断和信息的读取处理障碍。

2无纸化办公带来的机遇和挑战

2.1档案管理工作的现状

2.1.1纸质载体的重要性

档案载体的发展经历了甲骨时代、金石时代、简牍时代、缣帛时代和纸质时代。自从纸张诞生，档案载体就从原始的石头、竹简、青铜等逐步转为纸张。东晋时期，官方规定将纸张作为政府公文的法定载体。自此以后，由于纸质档案具有良好的耐久性、方便保存、直观明了等特点，纸张作为档案主要载体开始普及并使用至今。经过2000多年的发展，形成了现在关于纸质档案管理的一套完整、成熟的管理体系、保存方法和工作程序。

2.1.2电子档案是新时期档案工作的新课题

20世纪末，电子计算机和网络技术兴起，档案的生成方式发生了变化。在过去的20年中，数字化深深嵌入我们的生活，社会活动中新生的数字档案不断出现，传统档案保护的内涵、外延已经不能囊括数字时代档案保护的所有内容。数字档案载体与信息的脱离改变了“以载体保护为本”的传统观念，维护电子档案的可读性、耐用性、兼容性和可靠性成为新时期档案管理研究的新课题。

2.2无纸化办公促进档案管理与时俱进

2.2.1实现了档案管理与办公的无缝连接

无论档案部门有没有实现档案信息化，一般的无纸化办公系统都有档案管理功能。档案管理员可以在办公自动化系统中参与电子文件的立卷归档工作。

2.2.2数字化的电子档案具有优越性

在无纸化办公模式下，档案资料的收集、整理等工作变得非常方便。另外，档案资料可实现高密度永久保存。

2.2.3无纸化办公电子档案优于馆藏档案

在无纸化办公系统中，大量文件借助磁盘和光盘等介质以电子文档方式保存。这些以虚拟形式存在的文件在编辑、修改、传递、复印时都相当快捷，既实现了高效率、低成本，又大大提高了档案的完整性和及时性。

2.3从传统模式走向无纸化模式的难点

无纸化办公对档案管理人员提出了掌握档案知识和电子信息处理知识的双重要求。但在现有的体制下，特别是政府机关、企事业单位，其档案管理工作往往得不到应有的重视，成为“可有可无”的边缘化工作，这就直接导致档案管理人员老龄化、专业知识缺乏、培训力度不够等问题出现。无纸化办公的工作程序、工作方法、管理制度都对传统档案管理工作提出了很大的挑战。面对全新的现代化办公条件和方法，纸质载体不复存在，旧的管理制度和工作方法已经失去了适应性和约束性。另外，归档电子文件的法律效应问题也亟需解决。数字水印、数字签名和数据加密技术等先进的电子文件保护技术需要在现代档案管理中推广和应用，确保电子文件归档后仍然保持其法律效应。随着办公现代化的逐渐深入，档案管理中产生的矛盾逐步加剧，传统的档案管理方式已无法适应现代化办公方式，需要探索一套全新的档案管理模式。

3如何应对无纸化办公带来的冲击

3.1以人为本，注重档案人才引进和培养

面对档案管理工作中出现的新问题，组建一支能够适应时展的档案管理队伍是更好地完成档案管理工作的关键。当前，相关企业需要培养一批年轻化、专业化人才，具体可以通过以下两个途径实现：①做好专业人才的引进和吸纳；②对原有的档案管理人员进行专业培训，使他们能够尽快适应现代化档案管理工作。

3.2修订和完善传统的档案管理制度

传统的档案管理制度是建立在以纸质载体为主的形式之上的，已经不能适应现代化档案管理工作，因此要从档案的形成、收集、鉴定、管理、利用等环节入手，依据国家相关规定、结合已成熟的经验自上而下建立一套科学化、规范化和兼容性强的管理制度。同时，在企业层面上，需要将电子文档的收集、分类、整理、归档、保管、利用纳入文档处理人员岗位职责当中，使电子档案文件处理和归档电子文件的保存更加规范化、程序化。

3.3实行纸质档案与电子档案并存管理

纸质档案是具有直观性和法律效力的原始凭证，而电子档案在具有便捷、高效的优点的同时，也具有不确定性的缺点，因此，应该加强对纸质档案的管理，更好地开发电子档案的价值。

3.4建立规范的电子档案管理制度

在电子档案形成时就应确定其是否在归档范围内，在归档时，将电子档案制成光盘或其他的数字承载形式，根据交接手续移交给档案管理部门。移交时要上交两份，一份永久保存，一份备查利用。档案管理人员在接收档案时要对电子档案的完整性、有效性和原始性进行检查，防止电子档案信息被破坏或被非正常改动。

3.5及时配备电子档案保管设施

电子档案管理管理办法范文3

［关键词］人事挡案；管理；无纸化；办公自动化

doi:10.3969/j.issn.1673-0194.2016.07.103

信息技术的高速发展，对人事档案管理工作提出了更高要求。无纸化办公是指利用现代化的网络技术进行办公，可以实现不用纸张和笔进行各种业务以及事务处理，它对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用，提高对信息的利用率和办事效率，降低办公成本，提高执行力。在人事档案管理工作中探索无纸化办公模式，是促进档案管理工作信息化、加强人事档案管理工作的重要发展方向。

1人事档案管理无纸化办公现状分析

目前，我国对电子档案的利用水平还比较低，这给档案管理部门带来了许多新的挑战。在人事档案管理工作中，虽然劳动就业手续已经基本实现了电子信息化管理。通过联网，可以查阅就业人员的就业信息。极大地提高了工作效率，避免了工作疏漏，方便了办事人员，不用往返各地办理相关手续。办事更加公正、透明，工作更加高速、便捷。但是，目前人事档案还没有实现无纸化管理，劳动从业人员与用人单位还需签订书面的劳动合同并办理备案手续，这就造成了人事档案的管理不可能完全实现无纸化办公。目前的管理模式是电子化和纸制化双重管理，合同鉴订手续是通过电子化管理并留存纸制花名册，鉴订备案完后书面合同单位自己保存，失业人员档案存放在人社局档案室管理。退休和失业金的发放还必须要求提供原始纸质档案审查，所以目前人事档案管理与无纸化办公的要求还有很大差距，管理的信息化水平和信息化手段还很单一，不能为人事档案管理提供信息支撑，在某种程度上影响到了信息化社会对档案管理的要求。

2人事档案无纸化办公存在的问题分析

人事档案管理由于事关人们的切身利益而具备很大的严肃性，在管理过程中不容出错，而无纸化办公由于信息的易变性而存在不确定性。因此，人事档案管理无纸化办公在推进过程中存在着以下问题。

2．1对电子档案归档的重要性认识不足

随着计算机技术的发展，办公已由传统的纸质办公向自动化办公发展，因此电子档案越来越多，电子档案的作用不再停留在草稿性电子文档、辅电子文档的阶段中，而是转向为正式性电子档案。然而在工作过程中，档案管理部门没有深刻意识到电子档案归档的重要性，信息化管理意识落后，对电子档案管理工作不够重视，或者是对于信息技术手段掌握不充分，对于大量产生的电子档案没有及时采取处理措施，而是抱着回避的态度，电子档案的作用只是停留在备份、草稿阶段，没有对其进行合适的管理加以利用。

2．2对电子档案的法律效力需要进一步完善

档案作为文件的法律作用就是基于档案凭证本身的原始性，传统纸质档案文件是受到法律保护的，强调只有原件才有法律效力。而电子档案没有固定的载体，导致电子档案归档的过程中缺乏原始性及凭证性，从而导致电子档案难以真正地取代传统纸质文档，真正发挥其档案的作用，因此难以制定具有法律效力的档案依据。工作过程中电子档案易被修改，并且经改动后难以发现，无法从字迹分辩出文件的原始性。这些特点造成了电子档案的效力尚没有在法律层面得到进一步规范，这也造成了电子档案管理过程中的困惑。

2．3对档案管理人员的信息素质需要进一步提高

人事档案的信息化管理需要有专业的人才参与，管理人员需要有先进的管理水平及较高的信息文化素质。目前相关的档案管理部门缺乏现代化管理水平的人才，尤其是信息处理及档案信息化利用的人才。大部分档案管理人员对现代化管理工作缺乏了解及认识，因此不能充分地发挥其作用，从而影响到人事档案无纸化管理工作的推动。

2．4对人事档案无纸化办公的安全性需要进一步强化

电子文件具有传递快捷、操作简便、存储空间小等优点，但其欠缺安全性，从而影响其长远的保管及存储。如电子文件过度依赖软件设备，不能进行直读，容易被更改，数据容易丢失，文件容易受到病毒的破坏，这些都给电子文档长期保管带来了很多的问题。

3对加强人事档案无纸化办公的思考

3．1加强人事档案管理的安全性管理

人事档案的无纸化管理涉及的范围很广，应当制定切实可行、安全可靠的安全策略。一是采取物理隔离的措施，即人事档案保管子系统必须是完全独立的网络系统，采取存储与利用分离的技术策略，人事档案通过离线归档的方法归入保管子系统，在保管子系统鉴定、整理的不同开放范围的电子文件信息，以离线方式提交到电子文件信息管理系统的利用子系统，提供不同利用权限范围的利用。二是采取数据管理安全措施。要设置严格的管理权限，特别是“系统管理员”必须合理授权，人事档案信息管理系统功能设计上应当设置功能授权、数据审核权、数据操作权三权分离的方式，可以有效提高电子文件数据的安全性。电子文档在上传、下载过程中需要设定安全等级及访问权限。三是规范电子文件归档范围。需要对电子文件建立积累制度，保证电子文件不损毁、不失散。同时应对电子人事档案质量进行把关，对于存在的安全漏洞应及时对其进行修补，对病毒软件及防火墙实行全天候的监管及自动升级。

3．2加强档案法律建设

目前电子档案的法律问题还有待解决，为了做好电子档案管理相关工作，必须从电子档案的职能、管理机制、法律效力等方面进行强化。一是要明确电子档案在文件管理中的位置，确定电子档案的职能。二是要明确电子档案制作过程、保全要求，提供利用制度，在利用时可加强电子签名制度的管理。三是要明确电子档案的法律效力。电子档案在转化为程序之后需要通过法律的形式加强电子文档在法律上的效力，其证据效力应获得法律的认可。

3．3探索并完善纸质和电子档案并行管理机制

纸质文件适合水久保存，不适合将来的反复检索和利用，而电了文件则相反。根据二者特点，应使两种载体文件在一定阶段内并存。当前普遍采用的方法是制定并实行双套管理机制，即将电了文件存入硬盘或光盘后，又打印输出纸质文件并保存。两种不同载体的档案应保证内容完全相同的，即在著录、署名、编码、史改、更新时，特别注意电子档案要与纸质档案一一对应。由于电了文件的虚拟性，缺少原有管理中的验证环节，囚此，应深入研究电子文件中信息的长期保存问题。当前，针对需长期保存的电子文件，要进行定时定期备份，防止信息丢失。

3．4提高档案管理工作者的职业素质与修养

在实现档案无纸化办公的要求下，档案管理工作者要提高自身的职业素质，热爱档案管理工作，努力学习专业知识，提高专业技能，发挥个人的主观能动性。在档案的无纸化办公条件下，档案管理工作者需要做许多档案的预处理工作，应使这些工作标准化、系统化，提高计算机对档案检索的效率和准确性。因此，档案管理工作者除了要学习掌握档案管理中的检索学、目录学以及主题著录标引等知识外，还要掌握一些计算机与网络的相关知识。在使用计算机前应了解其对档案管理工作的影响，对档案管理工作中引入无纸化办公系统而引起的变化有一定的思想准备和知识储备。对此，机关要强化对档案管理人员进行计算机方面的知识培训，合理编设计算机管理方面的岗位，充实一些具有一定计算机应用水平的年轻人员进入档案管理队伍。

主要参考文献

［1］蒋永香．无纸化办公与档案管理［J］.湘潭师范学院学报，2006（4）.

［2］燕开良．在无纸化办公中加强档案管理［J］.办公自动化，2006（4）.

电子档案管理管理办法范文4

2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（财政部 国家档案局令第79号）正式公布。为方便各单位更好地理解、贯彻和实施，从本期开始连续四期刊登国家档案局经科司蔡盈芳同志的文章，就《会计档案管理办法》进行全方位解读。

2015年12月11日，新修订的《会计档案管理办法》（以下简称《办法》）正式公布。《办法》的修订是为加强我国会计档案管理工作，提升会计档案管理工作水平，针对目前我国会计档案工作的技术手段、管理方法、管理流程等的新变化，是档案工作更好地支持和促进我国经济发展而进行的。下面就《办法》修订的背景、意义和经过等进行说明。

修订背景

1984年财政部、国家档案局联合印发了《会计档案管理办法》，并于1998年对该办法进行了第一次修订。该《办法》实施十多年以来，对于规范和加强单位会计档案管理、促进会计工作更好地为经济建设服务等发挥了积极作用。近年来，随着我国市场经济体制的不断健全、经济社会的快速发展以及信息技术的广泛应用，会计档案的范围内容、承载形式、管理手段、应用程度等均发生了较大的变化，该《办法》的有关条款已经无法适应新情况和新变化，突出表现在：

一是近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起，国家对会计档案的管理提出了新的需求。如2013年国家发改委联合有关部委下发《关于进一步促进电子商务健康快速发展有关工作的通知》（发改办高技[2013]894号） 文件，其中第二条就提出“推动电子商务企业会计档案电子化试点工作。财政部会同有关部门，组织开展会计档案电子化管理试点工作，修订完善《会计档案管理办法》，研究完善电子会计档案管理制度，推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量。”2015年5月4日，国务院下发《关于大力发展电子商务加快培育经济新动力的意见》（国发[2015]24号）文，专门要求税务总局、财政部、国家档案局、国家标准委等部门“逐步推行电子发票和电会计档案，完善相关技术标准和规章制度”。

二是随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表等会计资料以电子形式产生、传输、保管，形成了大量的电子会计档案，需要予以规范。

三是随着各单位经营管理对会计核算多维信息需求的增加，会计档案数量大幅上升，档案管理工作面临着成本效率问题，会计档案的保管方式需要进行变革。

四是随着我国会计法律法规的不断完善，以及国家有关档案管理标准的出台或修订，会计档案的范围、保管、利用、销毁、交接等方面的定需要予以调整或进行完善。

修订意义

1、有利于推动互联网创新经济的发展

近年来，党中央、国务院积极推动“互联网+”行动和“大众创业万众创新”，我国基于互联网的新业态、新模式蓬勃兴起。新《管理办法》肯定了电子会计档案的法律效力，电子会计凭证的获取、报销、入账、归档、保管等均可以实现电子化管理，将大大推动电子凭证的在线传递和线上应用，为互联网创新经济发展提供了有力的政策支持。

2、有利于促进形成绿色、低碳的发展方式

党的十报告强调，要着力推进绿色发展、循环发展、低碳发展，形成节约资源和保护环境的空间格局、产业结构、生产方式、生活方式；党的十八届三中全会进一步提出要加快建立生态文明制度。党的十八届五中全会提出必须牢固树立并切实贯彻创新、协调、绿色、开放、共享的发展理念。新修订的《办法》允许符合条件的会计凭证、账簿等会计资料可以不再打印纸质归档保存，同时要求建立会计档案鉴定销毁制度，完善销毁流程，推动会计档案销毁工作有序开展。这些新的规定将节约大量纸质会计资料的打印、传递、整理成本以及归档后的保管成本，减少社会资源耗费，推动节能减排，有利于形成绿色环保的生产方式。

3、有利于推进国家治理能力代现化

国家治理体系和治理能力现代化需要大数据的支撑，需要通过广度信息聚合、深度数据挖掘、扁平网络传递，实现决策科学化、管理精细化。电子会计档案是电子会计资料的归属，新《办法》明确将电子会计档案纳入会计档案范围，将大力推动电子会计数据的深度开发和有效利用，为政府决策和管理提供更多维度、更具参考价值的会计信息。

修订出台过程

1、第一次修改阶段（2010-2011年）

为探索会计档案电子化管理的有效模式，规范电子会计档案管理，修改完善1998年版《办法》，从2010年底开始，国家档案局会财政部先后赴中海油、中国电信、中国联通等企业以及广东省的有关行政事业单位开展了调研和座谈。根据调研情况，我们对该《办法》进行修改，重点规范电子会计档案管理，并结合电子会计档案的特点，对会计档案的定义、范围、归档、查阅、销毁等内容进行了修改，形成了征求意见稿，并于2011年6月在全国财政系统征求意见。根据各地反馈意见，国家档案局会同财政部对该《管理办法》的有关内容再次进行了修改完善。在此次征求意见过程中，不少单位提出，会计档案管理工作目前面临的最大问题就是如何规范管理电子会计档案，电子会计档案需要先进的信息技术来支持、保障电子会计数据的真实、完整、可读、安全，建议选择一些企业开展相关试点，完善技术、培养人才、积累经验、形成标准。

2、开展试点阶段（2012 -2014年）

2012年，国家档案局会同财政部，按照“企业主动申请、符合必要条件”的原则，确定在中国电信广东省分公司、中国联通集团公司开展会计档案电子化管理试点工作，试点内容为“以电子形式保存记账凭证、总账、明细账、日记账、内部信息系统产生的原始凭证和外部的银行回单”。2013年2月，国家税务总局印发了《网络发票管理办法》（国家税务总局令第30号），提出“省以上税务机关在确保网络发票电子信息正确生成、可靠存储、查询验证、安全唯一等条件的情况下，可以试行电子发票”。为此，国家档案局会同财政部、国家税务总局、审计署联合组织中国人民财产保险股份有限公司开展会计档案电子化管理试点，将试点内容进一步扩大到电子发票的入账报销和归档保存。2013年4月，发展改革委、财政部等13个部委了《关于进一步促进电子商务健康发展有关工作的通知》（发改办高技[2013]894号）提出“推进电子会计档案在电子商务领域中的应用，充分发挥电子会计档案在电子商务领域会计信息数据管理、利用等方面的作用，推动电子商务领域会计信息化，提高会计信息质量”。结合电子商务企业的快速发展对电子化管理的迫切需求，财政部会同发展改革委、国家税务总局、国家档案局选择部分地区和企业开展电子发票及电子会计档案管理综合试点工作。2014年7月，财政部会同国家档案局进一步推动财政票据会计档案电子化工作，并在厦门开展试点。

3、第二次修改阶段（2014年-2015年）

在试点基础上，2014年10月国家档案局、财政部再次启动原《办法》的修改工作，成立了由试点单位工作人员及有关专家组成的《会计档案管理办法》修订工作组，对现行《管理办法》进行了集中修改；2014年12月我局印发了《会计档案管理办法（征求意见稿）》，向社会公开征求意见，并收到反馈意见近200条；2015年5月再次印发征求意见稿，向社会公开征求意见，共收到反馈意见100多条。两次反馈意见主要集中在以下五个方面：一是建议在该办法的基础上出台相关细则或解读材料，对各类会计档案的保存和归档要求（如电子档案存储介质、环境及备份要求）以及仅以电子形式归档保存需要满足的条件等方面进行详细说明，以便更好的指导各单位开展会计档案管理工作；二是建议修改或完善可仅以电子形式保管的会计档案的具体条件，如电子会计档案与纸质会计档案的关系，外部原始凭证的电子签名，等等；三是建议明确会计档案销毁工作的组织、流程和责任等；四是建议延长会计机构移交会计档案的时间，以及明确电子会计档案移交的有关要求；五是建议明确会计档案携带出境的要求，并修改完善驻外机构和境内单位在境外设立企业的会计档案的相关规定。国家档案局和财政部对收集的意见进行了集中讨论和研究，充分吸收了其中的合理化建议，形成了《会计档案管理办法（修订草案）》。

在修订期间，国家档案局多次召开有有关业务司部参加的协调会，讨论有关条款的修改。为确定有关条款内容，2015年5月份，国家档案局领导亲自召开会议讨论《办法》的征求意见稿。9月29日，财政部、国家档案局召开了公开征求意见后的专家咨询会议。会上，专家对个别条款提出了完善性修改意见。

电子档案管理管理办法范文5

关键词：办公自动化；电子文件；管理

电子计算机的普遍应用．促进了办公自动化的迅速发展．随之产生的电子文件与传统纸介质文件汇集成浩大的信息流．成为社会改革与发展的宝贵资源。同时，也给档案工作者提出了新问题：如何建立一个与办公自动化系统和电子文件管理相适应．并与之同步发展的电子文件管理体系?

以我院为例．在办公自动化方面起步虽然较晚．但逐步实行和全面铺开办公自动化是必然趋势。现阶段我院只部分使用各主管部门设计的计算机网络系统，多个网络系统无法链接，也不能兼容；多数职能科室只是使用计算机单机办公．对所形成的电子文件未进行统一管理，主要存在以下问题。

1 对电子文件的重要性认识不足，未对电子文件进行归档及统一管理

电子文件是近几年才出现的新生事物，对它的意义和作用，人们还未充分认识，没能引起足够的重视。

使用计算机网络系统的科室，仅是把电子文件存储在硬盘、磁盘或光盘内，没有进行规范整理、鉴定和归档。信息科作为计算机网络系统的管理部门。也只是对全院的局域网进行技术支持和指导，网络升级和更新前后的备份电子文件没进行规范科学的整理和归档。这样。即使不会造成电子文件丢失，日积月累，也会使电子文件堆积成灾，无法检索和利用。

未使用计算机网络系统的科室，仅用计算机进行办公和事务性管理。多数科室使用计算机起草文件，一旦打印出纸介质正式文件，作为草稿性的电子文件绝大多数不作保留，不是因存储载体用于其它信息的存储而被清洗，就是被新起草的电子文件不断覆盖；一些部门在文件办结之后，则把相同内容的纸介质文件和电子文件两种类型的文件同时保存，造成人力、物力、财力的浪费。

2 办公自动化系统与档案管理系统不兼容，给电子文件归档造成困难

我院使用的计算机网络系统多是本单位或上级主管部门设计的软件，而档案室使用的档案管理系统，是档案行政管理部门为了使档案管理达到现代化、标准化、规范化要求。实现资源共享而推广的档案计算机管理软件。由于我院计算机网络系统和档案管理系统设计单位不同，不同软件环境下形成的数据难以转换，难以进行电子文件归档。

3 电子文件的不安全性，影响了对它的归档管理和长期保存

电子文件具有复制和传递时的高保真性、设备的依赖性、载体的非直读性、信息与载体的相分离性、信息的共享性、信息内容的易改性等特点，这些特点给电子文件的安全保管和长期保存带来了很大困难，也给档案工作者提出了新的挑战。

如果上述问题得不到解决，电子文件无法进行规范管理和检索利用而失去其共享的重要作用，阻碍了办公自动化的进程。因此，对电子文件进行规范科学的管理，这时时代赋予档案工作者不可推卸的责任。

电子文件归档及电子档案管理都要依靠技术条件实现。电子档案的保管期限是由电子档案内容来定，而实现电子档案保管期限，取决于载体的寿命、电子计算机的软硬件生存周期和载体所载档案与电子计算机软研件平台的一致性等。实现对电子文件的科学管理首先要做好以下几方面工作：

3．1 提高电子文件管理意识

电子文件与纸介质文件一样，涉及保密、安全、管理、归档、利用等问题，与纸介质文件具有同等的法律凭证作用。医院各级领导要把对电子文件的管理摆上议事日程，把这项工作纳入档案管理范畴，通过各种方式和手段，大力宣传电子文件的重要性，提高全院职工的电子文件管理意识。

3．2 加强制度建设

目前电子文件管理不善，与没有一套完善的电子文件管理制度有着重要关系。因此，做到依法管理电子文件，逐步形成一套完善的电子文件管理体制，建立健全相应的规章制度是电子文件管理的一个重要前提：一是医院综合档案室应会同有关部门联合制定电子文件管理办法。确定电子文件的归档和不归档范围，依法管理电子文件。二是逐步制定和完善电子文件全过程管理制度，做到有章可循，使电子文件的管理达到标准化、规范化、制度化。

3．3 做好电子文件的收集

电子文件的收集范围尽可能广一些，将分为几大类，为每一类文件确定收集范围。为了确保电子档案信息的“原始记录性”，档案工作者要参与制定电子文件生成和办理的流程，对电子文件的形成、收集、积累、归档、管理等环节进行把关和交接，保证电子文件生成过程各环节的真实性、完整性和有效性。为电子文件的鉴定打好基础。

3．4 把好电子文件的鉴定、归档关

电子文件的鉴定工作除了包括纸介质文件的密级、保管期限等内容，还应包括真实性、完整性和有效性的鉴定。其中，真实性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等是否与其形成的原始状态一致；完整性鉴定是检查电子文件的内容、结构、背景信息等相关信息是否完整无缺；有效性鉴定是检查电子文件是否具有可读性和可利用性。

3．5 加强电子文件的管理和安全防护工作

采取有效的管理措施和技术手段，一是保证归档电子档案的安全性，二是防止电子档案的遗失和被非法删改，三是加强管理，保持电子档案的长期有效性。电子档案读取和处理设备更新、系统扩充时，要及时进行载体转换和迁移操作，并做好记录，原载体继续保存一段时间}对磁性载体和光盘上的电子档案定期抽样机读检验，发现问题及时采取措施进行恢复；磁性载体上保存的电子档案要定期转存，防止因磁介质破坏而造成信息丢失。四是保证计算机网络系统的运行安全，可设定登录限制、使用文件权限和文件属性等，在一定范围内对服务器文件与数据提供保护。五是在计算机系统上安装防毒软件，使用外来磁盘、光盘前必须进行严格的病毒检测，或不允许随便使用外来磁盘、光盘等，在不需要读写文件的地方使用“无盘工作站”，防止网络系统遭受电脑病毒的侵害。

电子档案管理管理办法范文6

关键词：高校；会计档案；管理；建议和对策

中图分类号：R197.32 文献标识码：A 文章编号：1671-2064（2017）10-0201-02

高校会计档案是在高校从事教学、科研、行政管理和培训等其他会计核算活动中形成的、记录和反映高校经济业务事项的原始发票、合同等具有保存价值的各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。根据新的《会计档案管理办法》，会计档案主要包括纸制档案和电子档案两种形式。

1 新旧《会计档案管理》办法的对比分析

1.1 总体情况对比

新《会计档案管理》办法共31条，在原来的基础上增加了十条，主要做了以下几方面的修订：首先，新办法进一步完善了会计档案的定义和范围，明确了电子档案也是会计档案的一部分；其次，增加并明确了对电子档案的管理要求；此外，新办法还完善了会计档案的销毁程序、明确了会计档案出境的管理要求、调整了会计档案的定期保管期限，延长了会计档案向单位档案管理机构移交的期限。

1.2 管理要求对比

新办法从会计档案的范围、保管、移交、销毁等方面增加了对电子档案的管理规定。明确了电子档案在满足一定条件时，单位内部生成和外部接收的电子会计资料可仅以电子形式归档保存，进一步肯定了电子档案的有效性和可替代性；电子会计档案移交时，应与其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定，对于特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交；电子会计档案销毁时，由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

1.3 管理期限对比

为便于单位档案的统一管理，并结合会计档案的实际利用需求，新办法明确了会计档案的保管期限分为永久、定期两类。其中定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五类调整为10年、30年两类。新办法明确了对于需要定期保管的企业和其他组织的会计档案中，原始凭证、记账凭证等保管期限为30年，银行对账单等保管期限为10年。

2 当前高等学校会计档案管理存在的问题

2.1 会计档案管理制度不健全

高校缺乏学校内部的具体的会计档案管理制度，目前高校财务管理基本已实现会计电算化管理，但是却没有相应的电子会计档案管理办法，没有根据自己的实际情况将会计电算化产生的程序文件和数据库等电子资料纳入学校会计档案管理办法中，还只是停留在按照旧办法仅对会计的纸制版材料进行收集、整理、归档和保管等。

2.2 高校会计档案管理人员的知识与经验

高校会计档案管理人员缺乏专业的档案管理知识与经验，对会计档案人员及设施投入不足。目前，大部分高校的会计档案管理人员大都是会计人员兼任，会计档案只停留在对纸制档案的保管，不具备电子会计档案管理的专用O备。那些兼任的会计人员更多的只懂会计的专业知识，而缺乏档案管理知识。同时会计档案管理人员更换和流动过于频繁，再加上大都没有经过专业的档案管理知识培训，对会计档案管理要求缺乏系统的认知，再加上会计档案的数量逐渐增多，高校会计档案的质量无法保证。高校容易忽视对专门的会计档案的管理，没有专门的经费投入，导致会计档案管理的水平很低。

2.3 高校缺乏对会计档案的电子化管理

大部分高校都已实现会计电算化，有相应的财务核算软件进行会计核算和结算。这些会计软件可以实现对会计账簿和报表的电子化保存，高校会定期将会计账簿和报表打印输出并装订成册，实现电子档案的纸制化保存，但是对于账目的原始发票等支持材料并没有扫描形成电子化管理，电子档案与纸制档案不同步，装订成册的会计档案没有实现电子化管理。各高校使用的财务软件全套文档资料及财务原始数据和备份数据也没有连同会计档案同时归档管理并分别存放于三个以上地点。高校针对电子档案的管理意识和制度都还不够，没有专门的电子档案电子化管理制度及设施等。

3 规范并优化高校会计档案的建议和对策

3.1 提高并加强会计档案管理工作的认识

高等学校的会计档案管理属于档案管理的一部分，应受到相关部门的高度认识，加强投入。它是国家各类检查以及科研结题审计的重要支撑材料，是学校制定方针政策的重要信息资源。因此高校应加强对会计档案管理的重要性认识并增加对会计档案的投入，妥善安全保管、科学有序存放，保证会计档案的完整性，方便及时查阅和利用。

3.2 建立并健全高校会计档案的管理制度

各高校应根据新的《会计档案管理》办法的要求，结合自身实际情况，出台或修订具体的会计档案管理制度文件以供参考和查阅。同时制定会计档案工作目标，将会计档案管理工作纳入学校内部治理范围，促进会计档案管理规范化，做到有法可依，有章可循。具体制度可包括：（1）完善会计档案检查监督制度。由高校财务部门和档案管理部门的主要负责人联合，开展会计档案检查，并将检查结果记录在案留存，不断地促进高校会计档案管理工作水平的提高。（2）建立和完善会计档案保管制度。在会计档案保管上，对电子会计档案及其数据元，特殊格式的电子会计档案应与其读取平台一并保存，应实行双重备份，异地保管的制度。（3）建立会计档案管理内部牵制制度。应建立以内部管理、会计控制和审计监督为核心的内控体系。以经济责任制度、不相容职务和岗位为风险点，具有相互牵制和监督作用的会计档案的内部牵制机制。

3.3 加强高校会计档案管理人员的队伍建设

高等学校的会计档案管理人员大都是专业的会计人员，缺乏档案管理的经验和认识，缺乏全面综合会计档案管理知识。因此，高校应配备专业的会计档案管理人员，对会计档案管理人员进行系统的培训，保证会计档案管理人员既懂得会计电算化的相关知识，又懂得档案管理的专业知识，进而提高本单位的会计档案管理水平。

3.4 加大会计档案管理工作的投入

高校应提高对会计档案管理工作的高度认识，加大对会计档案工作的投入，改善会计档案管理工作环境，既要适应安全保管会计档案的需要，又要提高会计档案管理水平和效率。保证足够的会计档案存放空间，同时配备专用的计算机、扫描仪等现代化管理设备，方便查阅。

3.5 提高会计档案管理的信息化程度

高等学校应该根据网络通信技术的发展，采用先进技术加强对会计档案的管理，充分利用现代技术，实现高校会计档案的数字化、信息化与数字影像技术，不断实现高校会计档案管理工作的技术创新。

4 结语

高校会计档案管理是高校财务和档案管理部门的重要工作之一，在新《会计档案管理》办法施行的新时期，高校应认识自己在会计档案管理工作中的问题与不足，及时做出相应的调整，科学规范会计档案管理工作，从人员和技术上加大投入，使会计档案管理水平提升到一个新的层次。

参考文献

[1]杨园.规范高等学校会计档案管理对策研究[J].现代营销，2016.

[2]从丹.新时期高校会计档案管理优化研究[J].兰台世界，2016.

[3]蔡盈芳.《会计档案管理办法》修订内容要点解读（之二）[J].中国档案，2016（3）.