人事助理的工作内容

人事助理的工作内容范文第1篇

关键词：入职面谈 指导

一、定义

一对一入职面谈，是一种管理手段。它是指在新员工入职时，管理者通过与其单独和深入的沟通，帮助其更好的了解新的工作角色和工作要求，明确自身的行为方向和发展目标，从而更好的帮助新员工融入新的工作场所和环境。

二、作用

一对一入职面谈作为新员工入职培训中重要的一环，不可忽视。一对一入职面谈一般由新员工的直接上司主导面谈，为日后双方良好工作关系的建立打下基础，同时也是吸引和保留新员工的重要步骤。

三、内容

一般来说，公司会组织新员工培训，介绍公司历史、企业文化、组织架构、公司政策制度等方面的内容。而一对一入职面谈则由管理者主导与新员工单独沟通，内容则侧重其所在部门、岗位的工作期望、工作要求、工作方式方法以及新员工本身的定位、角色、期望和发展等方面的内容。

管理者在与新员工进行一对一入职面谈前，需认真做好准备。简单来说，管理者可以参照以下内容为一对一入职面谈做准备。

1.分享公司社交媒体政策，以帮助新员工了解工作环境，建立个人品牌意识。除公司政策制度外，介绍部门内约定俗成的规章守则等，分享公司内/外部的社交媒体政策，工作场所中恰当的商业行为（商业操守指南）和岗位特定职业道德（比如根据岗位工作性质，何时适合让公司承担费用等），让新员工意识到个人品牌的重要性和影响性。

2.介绍工作角色和工作联系，以帮助新员工明确工作角色，掌握工作联系。向新员工传达对其的工作期望，明确新员工的工作目标、具体工作职责和任务、绩效考核指标和考核要点等等。介绍本部门或该岗位常用的工作联系、工作沟通方式包括电话沟通/虚拟办公室的使用和注意事项，电子邮件、语音信箱、会议中的互动与沟通的要点。最重要的一点是，明确双方的沟通方式方法，确定双方的沟通时间和频率。

3.协助新员工在组织内部建立人际关系，以更好的融入组织。除了给新员工指定入职导师或者入职辅导者外，充分分享组织内部已有的建立人际网络的机会（如公司员工俱乐部等关系网；专业组织）等。有些公司定期组织新员工欢迎仪式/宴会来欢迎新员工并帮助新员工快速的结识新同事。有些公司内部存在根据不同兴趣爱好组成的员工小组，在新员工入职时，员工小组会组织相关活动欢迎新员工参加。

4.立足新员工个体，帮助员工管理情绪并保持积极乐观。立足新员工个体的实际情况，告知员工公司有如员工援助计划等计划来帮助员工适宜时处理个人问题、压力、愤怒、负面情绪等。并向新员工传达公司或部门内部处理工作场所关系或冲突的资源（如：主管或者管理决策层；人力资源部人员；开门式无障碍沟通。）

5.分享公司信息和资源途径，以帮助新员工提高问题解决能力。新员工开始开展工作时难免会遇到困难和问题，管理者应通过一对一入职面谈分享问题解决要点。最重要的一点是，分享公司和部门人、事、物、信息资源和相关途径，让新员工学会充分利用相关资源学会解决问题。

6.联系员工发展计划，帮助新员工树立合理的职业目标和发展方向。根据新员工的情况制定员工发展计划，帮助其发掘自身的优势，克服不足之处，扬长避短。同时提出建立可转换的通用软技能的期望，比如说公众演讲、（内/外部）客户关系、项目管理和预算管控等。与新员工讨论绩效管理流程，包括目标设定与评估、绩效跟踪、绩效分析与讨论、绩效与其它人事政策间的关系等。了解新员工的期望，其对职业发展路径及绩效管理流程的想法（如有），并解决及跟进员工关心的问题。

四、总结

人事助理的工作内容范文第2篇

1信息技术与人力资源管理分析

在21世纪，信息技术是新生的时代产物，逐渐成为社会主导力量，并得到了推动与运用。经过实践证明，信息技术的应用无论是对企业发展还是对工业生产、日常生活，都是效果显著，也使信息技术发挥出了真正作用。

人力资源管理为人事管理的前身，但是人力资源管理涉及内容广泛，例如职工培养、薪资待遇、人事管理、评价审核等，包含多项复杂的工作内容，主要工作内容在于信息内容的优化，是新时展下的一个新兴行业。

从信息内容优化角度而言之，信息技术和人力资源管理有着直接的联系，两者相互影响、相互作用，但也有一些不同之处，人力资源管理主要借助信息技术，因此，更多的是信息技术对人力资源管理的影响。

企业发展中，其根本目的是效率的提升、生产流程管理、部门交流。而这些全部需要人力资源优势的有效发挥，因为其主体在于人力的生产控制、人员交流，才能实现经济效益的提升，因此人力资源管理贯穿在企业发展全程。

2人力资源管理融入信息技术分析

将信息技术融入到人力资源管理中，需要制订完整的人力资源任务目标。立足于企业整体发展，进行人力资源任务目标确定，包含供求预测、计划行动、评价决策等。对此，笔者就人力资源管理融入信息技术，进行简要分析。

第一，借助信息技术，进行企业目标决策、生产经营等信息搜集，进而帮助企业做好信息整合，建立信息资料库，例如消费群体、市场产品等；通过人力资源信息系统、数据库等，对其存在的供求因素制订有效的分析方法，选择定量与定性研究融合；预测人才流动，通过数学模型，注重研究人力资源数量、结构、质量需求条件。

第二，工作研究与岗位评价。工作研究是人力资源管理的核心以及职位评价保障。工作研究是人力资源管理部门对职位信息进行搜集整合，而后定义职位概念、性质等，全过程系统式评价，严格根据职位要求制订工作内容。岗位评价是工作研究的深化。其中包含工作研究进行职位设计、信息数据库构建等，借助信息技术使其更为制度化、规范化。因此，企业需要积极主动地将信息技术应用至人力资源管理中，进而实现现代化管理模式。

第三，在职工绩效评估方面，基于管理学角度分析，绩效评估是人力资源管理的重要内容。众所周知，企业想要提升工作效率，其职工工作热情起到决定性作用。因此，人力资源管理者要制订系统的绩效评估制度，即对职工绩效指标制度的建立、构建绩效评估标准数据资料。信息技术的融入，将绩效评估制度变得更为动态化、全面化，保证了其与绩效评估的准确整合。制度的落实需要投入大量的人力，但信息时代下，将节省大量人力投入，尽可能地确保评估的公平性。信息技术尽管在行业中发挥着不小的作用，但任何一种技术也并非是全能的，因此，还需要我们在利用信息技术的同时，不忘人事管理。

3信息技术对人力资源管理的影响

如今，将信息技术融入到人力资源管理中，在一定程度上强化了人力资源管理、促进了管理水平的提升，以及管理地位的提高。

人力资源管理具有系统性、复杂性等特点，包含人事、绩效、教育管理等多个内容。而在传统人力资源管理中，全部需要人工操作，事事参与、全权负责，这给管理人力资源带来了较大的工作负担，并且实施起来具有一定困难，又苦于效果平平。随着信息技术的出现，当其应用在人力资源管理中，可以说为人力资源管理谱写了新的篇章，一些问题得到了有效解决。

信息技术的融合，简化了人力资源管理模式。例如在人事招聘中，借助信息技术，管理者在网上招聘信息，应聘人员可以与企业管理者在网络环境下，进行零距离交流，从投递简历HR审核面试邀请人员选择，全部可以借助信息技术实现，相对于传统的招聘流程，信息技术环境下招聘更为便捷，节省了大量时间，并提升了工作效率。

在传统人力资源管理中，更多的是人工操作，这样的工作模式不仅需要消耗大量的精力和时间，其效率也并非理想。信息技术的发展打破了人工操作模式，实现了智能化技术管理，使信息传播更为高效、简便。例如在企业职工薪资管理中，传统工作形式需要职工签字、填表才能得到薪资。众所周知，企业职工人数上百，人力资源管理者需要对每一个员工薪资进行仔细核算，并不允许出现差错，工作量巨大；而进入信息时代，管理者可以直接进行银联转账，这样一来，不仅节省了工作时间，而且提升了工作质量。传统企业招聘、绩效、教育培训等需要支出企业一部分资金。而信息技术时代下，招聘、绩效、教育培训等，通过有关信息平台进行信息，在一定程度上为企业节省了经济支出，进而促进企业经济效益的增加。

在人力资源管理工作中，职工休假、工资计算、信息管理往往耗费大量时间，并且这些工作内容较为烦琐，易出现错误；而信息技术的融入，将这些烦琐的工作内容变得更为简易化，节省了较多工作时间，帮助人力资源管理者减轻了工作压力，进而有更多精力和时间放在其他工作内容中。此外，信息技术的融入也为人力资源管理者进行职工信息处理提供了较大便利：职工借助信息技术优势，自主完成信息录入，而后系统进行自动审核。在职工教育培训、休假方面，也可以借助信息技术处理方式。这样一来，管理者无须耗费大量时间搜集信息，降低了工作压力；同时也使信息搜集更为精准、有效，对工作效率的提升具有帮助性作用。

基于业务流程角度而言，信息技术的出现，使人力资源管理的业务流程更为制度化、模式化，强调人力资源管理工作形式的规范化。信息技术将分散的信息集中，扩展信息流通渠道，将工作内容与业务模式实现有效链接。信息技术背景下，将人力资源管理与其他有关部门工作进行有效链接，对各部门工作内容做好详细规划、工作调整、人员任免，都能够根据信息技术既定流程实现，进而简化工作流程，并不失规范性，一举两得。

人力资源管理融入信息技术，保障了管理人员参与的有效性，便于企业领导人员掌握人力资源调动、职工状态、绩效水平等情况。领导者也可以借助信息技术，确保决策的有效性，保证决策与企业实际发展相吻合。企业部门管理者能够在信息技术环境下，进行本部门管理，随时进行调整，无须受制于外在条件影响，在权力范围内掌握职工个人情况，例如职工休假、绩效等审核。从中不难看出，信息技术的融入，全面确保了人力资源管理的有效实施，提升了工作效率。

人事助理的工作内容范文第3篇

1、规范良好的个人仪容仪表及语言，树立良好的企业形象；

2、规范有序的前台接待流程及会务接待管理；

3、负责公司复印、彩打、快件及传真的收发及传递；

4、负责公司考勤管理；

5、负责公司环卫工作的督导和管理；

6、协助行政日常事务管理；

行政助理岗位职责：

1、维护及管理公司日常性行政事务，为其他部门提供及时有效的行政服务；

2、协助审核、修订公司各项管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理；

3、各项规章制度及奖惩办法的监督与执行；

4、建立良好的劳工关系渠道，协调公司和员工、内部各部门协作关系；

5、建立良好有效地人才招聘、储备、管理渠道；

6、协助及开展公司所有人事管理流程；

7、管理公司薪酬福利机制；

8、协助及开展公司内务培训及外训工作；

9、协助及组织开展公司企业文化及企业活动；

行政前台工作内容：

1、保持良好的着装、仪容，操持流利普通话接待；

2、注意保持微笑和亲和力及接待语速；

3、前台来电处理及登记；

4、监督并统计外出、出差、加班及日常考情登记；

5、处理快件、传真、复印及外联成册打印装订；

6、引导客户来访流程及安排并持续性对来访客户的茶水接待管理；

7、安排订餐（公司午餐）、送水；

8、管理环境卫生（保洁、绿化、厕所）；

9、检查和管理公司公共财产（门窗、空调开关、桌椅、电脑电源开关、茶室茶具、茶叶、厕所水箱等）；

10、公司所有书籍订购及借阅管理；

11、协助行政助理相关行政事务的管理和处理；

行政助理工作内容：

1、协助审核、修订公司各项管理规章制度；

2、公司所有制度文本及档案管理；

3、公司所有运营项目成果资料月度存档管理；

4、公司人事资料、考勤、办公用品购买、租车、办公室运营杂费等月度费用统计；

5、公司外联协作单位管理（餐饮、票务、酒店、休闲场所）

6、公司薪酬福利制度管理及执行；

7、公司劳动合约签订、社保购买及相关法律法规解释及执行；

8、公司会务安排、会议纪要及文本传达；

9、公司内部公共沟通渠道QQ、网站的更新及维护管理；

10、公司所有招聘流程安排及招聘渠道更新及维护管理；

人事助理的工作内容范文第4篇

关键词：流浪乞讨；救助管理；社会工作

2003年的“孙志刚案件”促使国务院废止了《城市流浪乞讨人员收容遣送办法》（简称“旧办法”），代之以《城市生活无着的流浪乞讨人员救助管理办法》（简称“新办法”），我国的救助管理制度开始从强制收容遣送向自愿接受救助转变。

一、新救助管理办法的改进

新救助管理办法的出台，体现了我国在法治时代对人的权利的尊重与保护，体现了在市场经济条件下对社会救助与社会管理的新探索，体现了政府自身正在由管制型的权利政府向服务型的责任政府的转变，也充分体现了以人为本的原则。与旧的收容遣送制度相比，新办法在以下几方面发生了根本性转变：

（一）从强制收容遣返向自愿接受救助转变

旧办法规定城市流浪乞讨人员必须被强制收容遣返，不考虑当事人是否愿意。而新办法强调，任何人不得强制流浪乞讨人员到救助管理站接受救助，同时，受助人员也可以自愿放弃救助，告知救助管理站后即可离站，救助管理站不得限制。新办法明确规定的自愿受助、无偿受助的原则，体现了国家和政府对城市流浪乞讨人员是否接受救助意愿的尊重，流浪乞讨人员有权利选择救助也同样有权利选择放弃救助，他们的意愿和选择都必须得到尊重。

（二）从维护城市管理向提供救助服务转变

新、旧办法在制定之初的基本出发点有着根本性的区别。收容遣送办法的最终目的是为了“维护城市的社会秩序和安定团结”，而“救济、教育和安置城市流浪乞讨人员”只是手段，也正因为如此，在具体的实施过程当中，制度最终异化为以维护城市社会秩序为其唯一目标，并最终引发了孙志刚事件。新办法明确了对流浪乞讨人员实施救助是其唯一目标[1]。在其第一条明确指出：“为了对在城市生活无着的流浪、乞讨人员实行救助，保障其基本生活权益，完善社会救助制度，制定本办法。”这样就避免了由于单纯追求城市社会秩序安定而导致制度功能异化，同时也标志着我国在社会保障事业方面有了突破性的发展。

（三）更加强化了对救助站工作人员的约束

新办法在内容规定上更加具体和细化，突出表现之一就是强化了对救助站工作人员的约束，而减轻了对受助人员的约束。在旧办法中，由于制度设计的初衷是为了维护城市治安管理，所以将受助人员仅仅作为简单、被动的管理对象而对其附加了种种限制条件和要求，如“及时把他们遣送回原户口所在地”，收容人员“必须服从收容、遣送”等。

新办法明确规定，救助站工作人员“不准拘禁或者变相拘禁受助人员；不准打骂、体罚、虐待受助人员或者唆使他人打骂、体罚、虐待受助人员；不准敲诈、勒索、侵吞受助人员的财物；不准克扣受助人员的生活供应品；不准扣押受助人员的证件、申诉控告材料；不准任用受助人员担任管理工作；不准使用受助人员为工作人员干私活；不准调戏妇女。”并且明确了县级以上人民政府民政部门对于当地救助站工作人员负有教育、培训和监督的职责与义务。

（四）内容规定更加人性化

除了对于提供的基本救助内容做了具体规定外，新办法还体现出了更加人性化关怀的一些方面，如“救助站为受助人员提供的住处，应当按性别分室住宿，女性受助人员应当由女性工作人员管理”就体现了对处于弱势地位女性的特别保护；“救助站应当保障受助人员在站内的人身安全和随身携带物品的安全，维护站内秩序”对保障受助人员的人身、财产安全做了明确要求，防止各种危害和伤害的再次发生。

此外，新办法也体现了一定的开放性，“鼓励、支持社会组织和个人参与救助流浪乞讨人员”，表达了在新的历史条件下，政府对寻求各方力量、积极有效参与社会保障新途径的尝试和探索。

二、面临的新问题和新特点

自新办法实施以来，各级救助管理工作稳步发展，成效显著。但是，在具体实践过程当中，也暴露出一些新的问题。与此同时，流浪乞讨现象亦呈现出新的特点。

（一）出现的新问题

1.出现管理盲区

流浪乞讨人员的构成非常复杂，有因灾害或生活困难而流浪乞讨者，他们确属社会救助的对象；有以乞讨为生财手段的好逸恶劳者，属于特殊教育的对象；有以流浪乞讨又无理**或偷摸拐骗从事违法活动者，属于社会治安管理对象；有少数犯罪逃逸或流窜者，属于刑事惩治的对象。对于拒绝接受救助的流浪乞讨人员，救助站、公安机关、城管等部门在管理中，均存在缺乏执法依据和执法手段的问题，那些特殊教育的对象、治安管理对象、刑事惩治的对象，已经成为管理盲区。

2.自愿求助者少

在实地调查访谈过程中发现，在救助站接受救助的人员，大多数是从别的救助站转来的需要本救助站进行安置的流浪乞讨人员，仅有一小部分人是自己寻求救助的。而在这一小部分自愿寻求救助的人当中，大部分属于暂时还没有流浪乞讨的投亲不着、务工不着、无钱看病、从家里走失、被偷盗等有临时困难的人，真正有长期生活困难的人，反而选择在外长期流浪乞讨，拒绝进站接受救助，救助管理站也因此曾经一度出现无人可救的局面。

3.管理救助方式简单

对待进站受助人员，救助管理站的工作程序几乎无一例外的为接收进站——采集信息——联系流出地政府或流浪人员家属——送其回家或由流出地政府接其回去。工作人员几乎不跟受助人员进行与采集信息无关的交流，也从来不去了解不同受助人员的特殊需求，缺乏对不同类型受助人员的生理、心理、文化水平、个性特征等分析和交流，特别是在救助中依然把求助者置于一种不平等的地位，给予施舍性的物质救助，使求助者难以接受。

4.缺乏专业工作人员

目前的救助管理站尚未完全脱离原先收容遣送模式的影响，大部分工作人员也都是原来收容遣送站的工作人员，虽然机构性质发生了改变，但是工作人员并没有发生多大的变化，他们在长期工作当中形成的工作方法和养成的工作态度已经很难改变，有的工作人员习惯了对受助人员冷言冷语，这些表面上看起来并没有和现行的新办法发生冲突，但事实上与社会的期望和要求相距甚远。

（二）呈现出新的特点

伴随着新问题的出现，城市流浪乞讨现象也呈现出诸多新的特点：如乞讨人数剧增，多数乞讨者只以要钱为唯一目的；职业化、团体化乞讨比重增加；经营乞讨人员的现象增多；乞讨群体的年龄结构向低龄化发展，等等。

三、完善制度的对策及建议

经过改革开放30年来的发展，我们国家的整体经济实力有了长足的进步，但我们仍处在社会主义初级阶段这一基本国情并没有发生根本的改变，国家的经济条件尚不足以令我们像某些西方国家那样，将救助流浪乞讨人员的工作转变为一项福利事业。目前，在我们国家，救助管理站实际上充当的只是一个救助“中转站”的角色，而不是长期的福利机构。因此，就如何做好这个“中转站”，如何尽最大可能地为流浪乞讨人员提供救助，提出几点建议：

（一）进一步完善相关法律法规及制度建设

首先，尽管国家在2003年相继出台了两个法律文件，但过于原则化的条款内容，使得救助管理工作操作性不强，落实难度大。其次，对于出现的管理盲区，也应当从立法的角度予以增补和完善，如将职业乞讨人员纳入救助体系，使得对职业乞讨人员的救助工作有法可依。最后，新的法律法规的制定和完善必须注意和《残疾人保障法》、《预防未成年人犯罪法》等相关法律的相互衔接与配套。

（二）引入社会工作专业知识和技能进行救助

对流浪乞讨人员的救助，第一层面是对其基本生活进行救助，包括衣食住行等方面，以保证其能够维持生存；第二层面是对其进行心理和精神方面的救助，以帮助他们自食其力、回归正常的生活状态。目前，我们的工作主要是停留在第一层面，忽视了心理层面的救助工作。而心理救助需要将社会工作与社会救助相结合，引入社会工作的专业知识、专业技能、专业方法，主要侧重于心理辅导、行为矫治、精神慰藉等精神层面上的救助。城市流浪乞讨人员正是一个非常典型的社会弱势群体，是社会工作应当高度关注并提供帮助的对象。

（三）救助站与高校联动，建立互惠合作关系

缺乏高素质、专业的工作人员是救助站面临的一个难题。我们可以在高等教育资源比较丰富的城市，利用高校资源，通过救助站与高校的联动，建立一种互惠合作的良好关系。目前，许多高校都开设有社会工作、社会学、心理学、劳动与社会保障等专业，也就意味着这些学校在这几个领域拥有比较充足的师资力量以及一定规模的在校学生，这对于救助站来说，也是一项可加以有效利用的宝贵资源。

（四）拓宽资金来源渠道

除了依靠国家财政外，还应当呼吁社会各界、企事业单位、慈善机构加入到救助工作中来，争取捐款捐物，缓解资金压力；向社会招募义工，缩减开支。值得注意的是，无论哪种方式筹得的资金，其使用都必须接受有关主管部门、社会公众和媒体的监督，确保资金使用的透明和公开，定期向社会公布，让社会各界的爱心落到实处。

人事助理的工作内容范文第5篇

秘书学的发展历史官职化时代

中国秘书官职化时代

在我国，秘书一词最早出现于汉代。最初的含义是指物而非指人。

即带有神秘色彩的图书。根据古籍记载，这些图书主要有两类：

宫禁里的秘籍，因为是宫禁内收藏的各种经典文献，因而一般不予公开，故称为秘书。如《晋书荀勖传》：及得汲郡冢中古文竹书，诏勖撰之，以为中经，列在秘书。

指谶纬图箓。这是一种在汉代流行的宗教迷信，是巫师或方士制作的一种预算吉凶的隐语。

至东汉后期：秘书不仅指物，也指机构和人员。

古代的秘书工作者，被称为史官、御史大夫、尚书、长史、主簿等。

唯有一次例外，那就是东汉末年

魏王曹操为削弱当时位高权重的皇帝身边的秘书机构--尚书台的势力，曾设秘书令，以典尚书事，这样，秘书令不仅具有原先掌管图书典籍的职能，而且还具有收发奏章、草拟和上传下达的职责。

至清末，我国的秘书工作真正名实相符。

辛亥革命后，秘书的含义发生了质的变化。

其一：秘书一词已完全摆脱了图书的含义，从原先指物转变为特指从事秘书工作的人或职位。

其二，对秘书人员所有的旧式称谓全部退出了历史舞台，对各级政府部门中从事秘书工作的人员或相关职位均以秘书相称。

国外秘书官职化时代

西方发达国家的定义。国际职业秘书组织(英文全称：professional secretaries international)

秘书这个词来源于保密者。指那些被国王和王后雇佣来保守国家和私人秘密的人.

今天Secretary第一个字母S大写的时候，意为部长或大臣，这是政府部门的高级官员

Secretary of State 在英国是指(主管政府一部门的)国务大臣，在美国则指国务卿。

The Secretary of State for Foreign and Commonwealth Affairs意为外相

The Secretary of State for Home Affairs 则是内政大臣

Chief Cabinet Secretary 日本的内阁官房长官

沙特的石油部长、印度的外交部常务副部长等。

资产阶级革命后，秘书职位主要承担的是辅助性管理这一内涵开始得到社会的认可和接受。另外，国外私人秘书的发展历史也相当悠久。

贵族成员多喜欢雇佣私人秘书为他们处理信笺、账目和邀请函等。商人也有秘书，他们通常被叫做办事员。如英国著名的政治学家和哲学家约翰洛克就曾长期担任著名领袖人物的私人秘书。16世纪英国的著名诗人约翰邓恩也曾是掌玺大臣的私人秘书。

总之，在秘书职业社会化以前，秘书主要指在政府部门中担任高级官员的人或为政府部门及高级官员提供辅助服务的公职人员，因此，我们将这一时期成为秘书官职化时代。

社会化时期

1.国外秘书工作的社会化、职业化发展 英文Secretary出现了另一个重要含义 ,秘书作为一种社会职业，开始确立。第一个字母S小写的时候，就泛指受雇佣在办公室中从事处理信函、保管档案、安排业务等普通意义上的秘书工作人员 2.我国秘书的社会化职业化发展 我国的私人秘书始于清朝，称幕客 幕客也称西席、馆师、宾师等，俗称师爷 由地方长官私人聘请，不拿官方俸禄, 不占政府机构编制，是地方长官的私人秘书 改革开放以前，我国的秘书主要是一种行政职位。改革开放后，秘书开始由官职走向社会化、职业化。基本属性秘书称谓社会上对秘书人员的各种称谓 打字员、文秘、内勤、文书、文员、办公室主任 XX主管(培训主管、业务主管) XX助理(人事助理、执行助理) 初级秘书、高级秘书等等 对这些称谓的分析 对秘书称谓的不规范带来的问题 1.秘书称谓的不统一给界定秘书职务带来了困难，不利于对秘书人员进行科学的管理 2.容易造成秘书角色认知的差异，一个单位中同时存在秘书、文书等称谓，使得非秘书称谓的人员不能以秘书的角色规范来要求自己 3.不利于秘书学科基本术语的准确表达。秘书类别按秘书的从属和服务对象的角度，可分公务秘书和私人秘书两类 以秘书在组织内部的工作分工来分，可以分为：行政秘书、机要秘书、生活秘书、会议秘书、文字秘书、**秘书、公关秘书 以秘书从事工作的行业特征来分，可分为法律秘书、医药秘书、教育秘书、体育秘书、军事秘书等 秘书层次在秘书职位的纵向层次上分为：初级秘书、中级秘书和高级秘书。包含4层含义： 体现了不同级别的秘书从低到高的不同辅助层次 体现了不同层次秘书工作量及相应的秘书结构比例 体现了不同层次的秘书在知识、经验和能力上的级差 体现了不同层次的秘书人员在级别和工资待遇上的差别

职业特征【(一)秘书的职业特征】 服务的直接性和稳定性 知识化和专业化 年轻化和女性化 急需人才秘书是软人才中的代表之一。秘书的职业通道很长，中国加入WTO，为秘书提供了更加无限广阔的发展空间。根本性质辅助性 辅助性是秘书部门天生的属性 辅助性是领导工作对秘书工作的必然要求 辅助性是由秘书部门在管理体系中的地位所决定的 工作特征与其他具有辅助性职能的工作相比，秘书工作具有以下的特征： 中介性秘书部门的这种中介性特征一方面决定了秘书工作的纽带和桥梁的作用，另一方面也决定了秘书工作是非独立性的辅助工作。直接性秘书工作的直接性体现在：在行政组织上，在岗位设置上，在工作程序上 全面性是体现在职能辅助的全面性上 是体现在过程辅助的全面性上 服务性人们把秘书工作比喻为上管天文地理，下管鸡毛蒜皮，把秘书工作说成没大没小，没完没了。被动性秘书工作的的被动性。要求秘书人员一定要不越权、不越职。秘书应在辅助性被动性的工作中发挥创造性和主动性。潜隐性秘书工作的潜隐性表现在三个方面： 活动名义的假借性 活动过程的幕后性 劳动成果的潜在性 机密性关于这点，我们将在后面具体阐述。工作要求主要可概括为四个转变和六个要求 四个转变秘书工作三服务(为中央服务;为中央个部门和各省、自治区、直辖市服务;为人民服务) 秘书工作应该发挥四个作用(参谋作用、助手作用、提供信息作用、协调作用) 实现四个转变 1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策; 2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息; 3.从被动服务转变为主动服务： 4.从凭老经验办事转变为科学化管理。这四个转变其实是对秘书人员提出了更高的要求，即秘书工作应该向着综合处理信息、主动服务与科学化管理的方向发展，而这也是发达国家秘书工作的特点。六个强调强调调查研究工作 强调信息工作 强调**工作 强调协调工作 强调督察工作 强调党务、政务服务工作 工作内容职能和职责的区别 职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，解决的是秘书应当做什么的问题 职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题。

【(一)秘书的职能】 1.辅助决策 (1) 辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。(2) 辅助决策的特征：体现在以下几个方面： 辅助内容的综合性 辅助时间的经常性 辅助环节的全过程性 (3) 辅助决策的原则 超前原则 定位原则 信息原则 谏诤原则 (4) 辅助决策的过程 协助领导确定目标 协助领导设计方案 协助领导评优选优 协助领导实施反馈 2.协调关系 (1) 协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。(2) 协调关系的特征 从属性 广泛性 间接性 (3) 协调关系的原则 政策指导 客观公正 平等协商 注重整体 灵活适度 (4) 协调关系的过程 摸清情况 找出症结 恰当协调 督促落实 检查反馈 3.处理信息 (1) 处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。(2) 处理信息的原则 及时性原则 保真性原则 适用性原则 预测性原则 (3) 处理信息的内容 历史信息 上级信息 内部信息 公众信息 社会信息 (4) 处理信息的过程 信息的收集 信息的加工 信息的传递 信息的反馈 信息的储存 4.办理事务 (1) 办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。 (2) 办理事务的特征 综合性 服务性 繁琐性 突击性 (3) 办理事务的原则 被动中求主动 原则中求灵活 繁杂中求规范 (4) 办理事务的程序 自然程序 理论程序 指令程序 法定程序 技术程序 习惯程序

【(二)秘书的职责】 大致也有以下11个方面： 日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理) 接待事务(来访接待、安排服务等) 会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等) 行政事务 **事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等) 调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择) 文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理) 写作事务(各种文体的写作) 协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况) 其他领导临时交办的任务 职业道德-、忠于职守，自觉履行各项职责 各行各业的工作人员，都要忠于职守，热爱本职。这是职业道德的一条主要规范。作为秘书人员忠于职守就是要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导做好各项工作。要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职。

二、服从领导，当好参谋 跟从领导，这是秘书人员职业性质所决定的。作为领导工作的参谋和助手，应当严格按照领导的指示和意图办事，离开领导自行其是，别出心裁，都是职业道德所不允许的。个人的积极性、创造性只能在服从领导的前提下发挥(更多地限于建议、献策等方面)。其中特别要注意，不能用个人不成熟的想法甚至情绪化的意见，去影响和干扰领导的工作及决策。当好参谋，就是要发挥参谋作用，为领导出谋献策。在领导决策民主化、科学化的今天，尤其要求秘书人员改变以往办事即是称职的旧观念，要提高参谋意识和能力，明确不能出谋献策者就不是好的秘书人员的新观念。

三、兢兢业业，甘当无名英雄　兢兢业业，甘当无名英雄，就是要求秘书人员埋头苦干，任劳任怨。秘书工作性质，决定其工作主要是实干。要围绕领导的工作来展开活动，要求招之即来，来之能干，在具体而紧张的工作中，脚踏实地，密切联系实际和群众，不计个人得失，有着吃苦耐劳甚至委曲求全的精神。四、谦虚谨慎，办事公道，热情服务 谦虚谨慎，应是秘书人员应具有的美德。秘书人员不能因为在领导身边工作而自命不凡、自以为是，要平等地同各职能部门商量工作，虚心听取他们的意见，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作。办事要公道正派。秘书人员对领导对群众都要一视同仁，秉公办事，平等相待。切忌因人而异，亲疏有别，更不能看来头办事情。只有公道正派的秘书人员，才能做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力。热情服务。秘书人员要把为领导服务，为本单位各职能部门服务，为群众服务当作自己的神圣职责，要充分认识自己所从事的工作所具有的重要作用。五、遵纪守法，廉洁奉公，不假借领导名义以权谋私遵纪守法、廉洁奉公，是秘书人员职业活动能够正常进行的重要保证。遵纪守法指的是秘书人员要遵守职业纪律和与职业活动相关的法律、法规。廉洁奉公是高尚道德情操在职业活动中的重要体现，是秘书人员应有的思想道德品质和行为准则。它要求秘书人员在职业活动中要坚持原则，不利用职务之便假借领导名义以权谋取私利，不搞你给我一点好处，我回报你一点实惠〃的所谓等价交换。要以国家、人民和本单位整体利益为重，自觉奉献，不为名利所动，以自己的实际行动**和反对不正之风。六、恪守信用，严守机密 秘书人员恪守信用，就是要遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。遵守时间，领导找秘书人员汇报工作，秘书人员不准迟到。秘书人员自己安排的会议或会谈，自己要事先到场，并做好一切准备工作。秘书人员要严格遵守诺言，一经允诺的事情就要尽力办到，遇到曲折变化，要事先说明原因，使人信服。严守机密。秘书人员一个显著的特点，是掌握的机密较多，因此，要求秘书人员必须具备严守机密的职业道德，自觉加强保密观念。七、实事求是，勇于创新 实事求是。秘书人员要坚持实事求是的工作作风，一切从实际出发，理论联系实际，坚持实践是检验真理的唯一标准。秘书工作的各个环节都要求准确、如实地反映客观实际，从客观存在的事实出发。秘书人员无论是搜集信息、汇报情况、提供意见、拟写文件，都必须端正思想，坚持实事求是的原则。在工作中，切忌主观臆断、捕风捉影，分析问题必须从客观实际出发，既不惟领导是听，也不惟本本是从。勇于创新。各行各业的劳动者，都在破除旧的观念，勇于开创新的工作局面。作为领导的助手秘书人员更应具有强烈的创新意识和精神。勇于创新，要求不空谈、重实干，在思想上是先行者，在实践上是实干家，不断提出新问题，研究新方法，走出新路子。八、刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 各种不同的工作岗位对其工作人员都有相应的素质要求。作为新时期的秘书人员，这种素质要求显得更严格、更全面，甚至更苛刻一些。是否具有良好的素质，对于做好领导秘书工作是一个非常重要的问题，也是评价一位秘书人员是否称职的基本依据。因此，秘书人员必须刻苦学习，努力提高自身的思想素质。秘书工作头绪繁多、涉及面广，要求秘书人员有尽可能广博的知识，做一个通才和杂家。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，秘书人员应该具有广博的科学文化知识，以适应工作的需要。九、钻研业务，掌握秘书工作各项技能 从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须了解和懂得与秘书工作有直接或间接关系的各项技能。心理素质1、意志的调节和控制坚毅 意志是自觉地确定目的，并支配行动，以实现预定目的的心理活动。意志有自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极品质;也有盲目性、脆弱性、优柔性和顽固性等消极品质。秘书人员要锻炼和培养自己坚定意志的毅力，在确定目的和接受任务时，要加强自觉性，克服盲目性;在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废;在复杂的情况下办文办事，协助领导处理问题时，在多出主意，有自信心，当发现问题时要及时上报，做错事及时改正。远大的目标，坚韧的意志是秘书人员心灵的护卫和保障。