行政机关公文格式范文1

一、公安边防部队公文常见的几种不规范表现

（一）发文字号不规范。发文字号其作用是便于文件管理。《试行》规定：“发文字号由省（自治区、直辖市）的简称、‘公边’或‘武边’、年份、序号组成。以公安边防总队名义发文的字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文的字号为‘﹝20××﹞武×边×号’。置于发文标识左上方，顶格排布”。而《国家行政机关公文格式》和《军队机关公文格式》都规定：发文字号由发文机关代字、年份、和发文序号组成，其中发文机关代字由机关代字和部门代字组成。上行文时位于发文标识的左下方，下行文时位于发文标识的正下方。由于《试行》和国家与军队的机关公文格式不一致，在公安边防部队实际的公文中出现了不统一、不规范，下行文时有的发文字号在发文标识的下方，有的在发文标识的左上方。而且总队发文与总队司令部发文的发文字号没有区别开。造成的主要原因是有些单位按照军队新的机关公文格式标识，有的仍然严格按照《试行》规定来执行。军队新的机关公文格式和国家行政机关公文格式对发文字号的规定是一致的，即由发文机关代字、年份和发文序号组成。因此，公安边防部队应进行统一规范：“即以公安边防总队名义下行文时，发文字号为：‘×公边﹝20××﹞×号’，置于发文标识正下方空2行处，居中排布。以武警边防总队名义发文字号为‘武×边﹝20××﹞×号’。置于发文标识正下方空2行处，居中排布。上行文时置于发文标识左下方。机关代字也要由发文机关代字和主办部门代字组成。”比如：以公安边防总队名义发文，由司令部某处具体承办，发文字号为“×公边（司）﹝20××﹞×号”；以武警边防总队名义发文，由政治部某处承办，发文字号为“武×边（政）﹝20××﹞×号”。以武警边防总队司令部名义行文，由边境管理处具体承办，则应写成 “武×边司（境）﹝20××﹞×号。这样，既符合军队和国家机关公文格式规定，也体现公安边防部队的特色，也实现了统一和规范。

（二）签发要素不规范。军队和国家机关公文格式中明确规定：对于上行文，要标注签发领导的姓名。但是军队机关公文与国家行政机关公文标注方法不同，军队机关公文要求签发人姓名标注在签发前面，而且需要时同时标注已阅领导的姓名。即“×××签发，×××已阅”。签发和已阅成两排对齐。国家行政机关公文只标注签发，没有已阅标识，而且签发领导的姓名在后，即“签发人：×××”。在公安边防部队部分上行文中，有的单位按军队机关公文格式规定标识，有的单位按国家行政机关公文格式规定标识。《试行》中明确规定：“请示”“报告”应当注明签发人，标注在发文标识右下方、公文标题右上方适当位置。并没有规定标识“已阅”要素。因此，笔者认为，为统一规范，凡上行文，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，如果需要标识签发要素时，就统一标识为“签发人：×××”，置于发文机关标识右下方。

（三）无正文说明和署名不规范。无正文说明和署名两个要素，军队机关公文格式与国家行政机关格式两者规定不一致，军队机关公文格式规定：“正文排完后所剩空白处不足以排下署名和成文日期时，应当将署名及成文日期另起一页标识，并用三号仿宋体字在版心上部第三行居左空二字标识‘（此页无正文）’字样。部队公文必须署名。”而国家行政机关公文格式规定：“当公文排版后所剩空白不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识‘此页无正文’的方法解决。国家行政机关公文不署名。”可见，两个格式规定截然不同，造成公安边防部队公文标识混乱，虽然《试行》对此要素按照部队和行政公文也进行了区别对待，但给实际公文处理工作带来不便，也使一些文秘人员根本搞不清标与不标的真正原因所在。笔者认为：为统一规范，不管是以公安边防还是以武警边防名义行文时，都要按照国家行政机关公文格式规定要求，不要出现“此页无正文”字样。这也是为防止文件造假，提高公文权威性。对于署名要素，也要统一到一种规定，或是按部队公文格式规定标注，或是按行政机关公文格式规定都不署名。

（四）转发公文格式不规范。在批转、转发、印发文件时常见不规范的表现是：一是被转发件做为附件；二是转发文件的版记错放在被转发件前面；三是被发件仍然保留眉首和版记；四是被转发件放在成文日期之前。军队机关格式规定：“印发、转发和批转的公文内容不作为附件，位于公文版记之前（有附件的位于附件之前）、成文日期之后（有发文、传达说明的位于发文、传达说明之后），另起一页排印。印发、转发和批转的公文不排印眉首和版记”。部队公文出现此类不规范现象的主要原因是文秘人员图方便，工作简单化，不管上级还是下级来文时，需要转发和批转时，文秘人员只是简单地拟写一个转发通知，然后把来文复印后直接装订在转发通知后面，形成新的文件后下发部队。正确的做法应该是对来文进行重新排版（保证文件内容不变），去掉眉首和版记，重新拟写转发通知，在转发通知的成文日期后、版记前，重新另起一页，放置被转发件，在被转发件后标识新文件的版记。

二、推进公安边防部队公文规范化的主要措施

（一）领导要重视，抓认识、建机制、重规范。部队机关公文，是部队各级机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书。一个“特定效力”、一个“规范格式”，从公文的内涵和形式两方面揭示了它不同于一般文章的鲜明特征和作用。可见公文书面格式同内容一样是非常重要的。各级领导必须充分认识到这一点，克服“重内容、轻形式”的思想观念，树立规范意识，重视公文格式的规范化建设，这是规范公文格式的前提。其次，要建立起行之有效的运行机制。要制定相关考核办法，建立考核评比制度，并以考核评比为突破口，建立有效的激励、约束机制，把公文质量的高低作为考核文秘人员工作成绩优劣的内容之一，定期检查评比，对成绩突出者给予表彰，以调动文秘工作者的积极性。公安边防部队公文的主管部门，要依据《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》，结合公安边防部队实际，制定公文格式的法规依据，对《试行》要进行修改完善，使公文处理有章可循、有规可依，切实重视公文格式的规范化建设。

（二）公文处理部门要依据公文的法规文件，严把关、求规范。《军队机关公文格式》和《党政机关公文格式》最突出的特点之一就是对公文格式作了规范化的规定，公文格式包括三部分，即眉首、主体、版记。具体有10多个要素，这就为公文格式规范化提供了可遵循的具体模式。对公安边防部队公文处理部门来说，首先，要学习宣传两个法规文件，使广大文秘人员熟悉、掌握并运用。其次，要加强审核，严把公文格式关。公文处理部门在审核时，要在公文的秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、附件、发文机关署名、成文日期、印发范围、主题词、印制版记等方面逐条进行核校。最后，要对用纸格式、装订格式等进行把关，看是否规范、符合要求。

行政机关公文格式范文2

公文处理是保证国家行政机关高效协调运转的重要基础工作。一段时间以来，个别镇办和部门报文和发文未能严格执行相关规定，存在不严格按照隶属关系行文、公文体式不规范、文稿质量偏低以及不按程序送审等现象，一定程度上影响了区政府的行政效能和各项工作的正常开展。为进一步规范公文处理工作，现就有关事项通知如下：

一、严格按照隶属关系和职权范围报送公文

各镇人民政府、街道办事处及区政府各工作部门，要严格按照隶属关系和职权范围报送公文。主送区政府或区政府办公室的公文以及汇报、总结等，必须经单位主要领导审签后，以正式文件送区政府办公室机要科或交办科室。除区政府领导同志直接交办的或必须直接报送的事项、特别紧急事项外，原则上不得将应报送区政府的公文直接报送区政府领导同志个人。向区政府或区政府办公室报送情况报告，一般不得抄送区政府领导同志个人。

各镇人民政府、街道办事处及区政府各工作部门不得以办公室的名义向区政府办公室报送公文；未经区政府许可不得以区政府名义直接向上级部门报送公文；部门管理的二级局、事业单位、企业以及行业协会等一般不直接向区政府或区政府办公室报送公文。

涉及两个或两个以上部门的事项，主办部门要主动与有关部门协商，取得一致意见后联合行文上报。临时机构（含联席会议、单项工作领导小组及其办公室）向区政府请示、报告的重大问题，由临时机构办公室所在部门代章。

二、严格按照规范体式报送公文

各镇人民政府、街道办事处及区政府各工作部门，要严格按照国务院**年8月24日的《国家行政机关公文处理办法》（国发〔**〕23号）明确规定的规范体式报送公文。

（一）选用公文文种须准确恰当，印制公文须符合规范格式。

（二）凡需区政府审批的公文，必须以请示件的形式报送。

（三）按规定需报送区政府领导同志个人的公文，应加盖报送单位印章或在首页上由主要负责同志签送。公文送审和发出前，要有专人审核把关。

（四）向区政府报送领导批示办理情况的报告应将该批示文件附于文后。

（五）上报区政府的“请示”应一文一事，及时报送，并在附注处注明联系人和联系电话。

三、严格按照质量要求和时限要求起草报送公文

各镇人民政府、街道办事处及区政府各工作部门，要严格控制发文数量，注重实效，发文坚持少而精的原则。部门单项工作可直接安排落实的，原则上不再另行发文；可由部门或单项工作领导小组发文安排落实的，不得要求以区政府或区政府办公室名义发文。公文起草应注意选择正确的文体，并做到格式规范，观点明确，内容充实，条理清晰，文字简练，提出的政策、措施切实可行，人名、地名、时间、数字、引文准确无误。公文起草完成后，要有专人审核把关，由主办部门主要领导审核签发；需以区政府或区政府办公室名义发文时，要按规定程序报送区政府办公室审核。

各镇人民政府、街道办事处及区政府工作部门，要努力提高公文报送效率。送区政府的公文，其成文日期距区政府办公室收到日期超过7天的，将予以退回。报送正式公文时，原则上不得通过自动传真或办公自动化传送。确需及时处理但当日不能及时送达的紧急公文，须商得区政府办公室公文受理科室同意后，可先期传真报送，再随后补报正式公文。凡要求以公文形式上报的工作总结、打算、汇报等，要在规定时间内以正式文件形式报送。凡未按规定时限和要求报送的，将在全区予以通报。

四、严格规范公文送审程序

行政机关公文格式范文3

    ［关键词］电子公文　纸质公文　行政行为生效要件

    在今年1月召开的国务院信息化工作领导小组工作会议上，朱基总理提出将电子政务确定为2002年信息化工作的重点。至此，我国将从政府上网向电子政务迈进，越来越多的政府机关将通过网络实现无纸化办公，政府机关之间、政府机关与企业之间通过网络交换信息、下达文件将更加频繁，作为电子政务活动的必然产物———电子公文，将在国家行政管理中发挥日益重要的作用。目前我国立法尚未对电子公文的效力作出明确规定，电子公文是否具有行政法上的合法有效性？从行政行为的角度看，电子公文与纸质公文在成立要件与效力要上有什么不同？笔者拟对此问题作一粗浅的研究，以就教于同仁。

    （一）行政行为与公文

    行政行为是行政法学中一个重要的概念，它是指行政主体在实施行政管理活动中，代表国家行使行政职权所作出的单方的，能直接或间接引起法律效果的公务行为①。行政机关的公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具②。并非行政机关的所有公文都是一种行政行为，只有能直接或间接产生行政法律效果的公文才是行政行为。并非所有的行政行为都是用公文来表示的，公文仅是行政行为的一种意思表示③。

    依据行政行为的适用范围可以分为抽象行政行为与具体行政行为，抽象行政行为指行政机关制订的具有普遍约束力的行政法规、规章和其他行政规范性文件，具体行政行为指行政主体针对特定的对象，就特定的事项作出的处理决定。④从这个意义上说，行政机关的公文构成了全部的抽象行政行为和部分具体行政行为（表现为各类处理决定书），这也是本文论述的公文范围。

    （二）电子公文与纸质公文生效要件比较

    行政法学认为，一项行政行为要在现实中产生效力应当具备成立要件和效力要件。行政行为的成立要件，是一个事实判断问题，其着眼点在于判明行政行为是否已经成立或客观存在，它是行政行为合法有效的前提；行政行为的效力要件是一个法律价值判断问题，其着眼点在于判明已成立的行政行为是否符合法律规定或法律的精神，是法律对行政行为最低要求的描述。⑤

    行政行为的一般成立要件包括：（1）存在行政主体，即拥有行政职权或有一定行政职责的国家行政机关或者法律、法规授权的组织或者行政机关委托的组织或个人；（2）存在行政相对人即公民、法人或其他组织；（3）存在有关具体事实的法律规制即行政目的；（4）存在基于法律的优越的意思表示或精神作用。行政行为的效力要件包括：（1）行政主体无瑕疵⑥，即行政主体拥有作出行政行为的权限；（2）相对人无瑕疵，即相对人必须具有接受该行政行为的法律效果的合适资格；（3）目的和内容无瑕疵，即关于具体事实的法律规制必须是可能的、可以确定的、合法的及适当的；（4）程序和形式无瑕疵，即关于意思表示或精神作用，必须做到意思形成过程无瑕疵，意思决定无瑕疵，意思表示形式无瑕疵。⑦

    依据行政行为的成立要件和效力要件，笔者以为，一份公文要产生行政法上的合法有效性，必须具备以下要件（简称生效要件）：

    公文作者的身份是行政主体且无瑕疵；

    公文受文者的身份是行政相对人且无瑕疵；

    公文有明确的行政目的且正当、合法，行文适用法律、法规正确；

    公文的程序合法；

    公文的信息内容真实；

    公文的形式合法。

    本质上，电子公文与纸质公文一样，都是国家行政机关在行政管理活动中形成的原始记录，但因电子公文自身的技术特点，使其在上述某些要件上呈现出一些差异性。笔者认为，如不正视这些差异，仍然因袭传统的法律法规，将会使电子公文陷入合法有效性的困境。

    1.电子公文与纸质公文作者身份的确认方式不同

    电子公文作者的表示方式与纸质公文不同，这将影响对作为公文作者的行政主体的确认。如果行政主体不明确，则该行政行为自始至终无效，行政相对人可在任何时候请求有关国家机关宣布其无效⑧。

    纸质公文标识公文作者有两种形式：一是作为文头或版头，由发文机关的全称或规范化简称加“文件”二字构成，标识于公文首页上端；二是作为署名，在落款处标识发文机关名称或签上机关领导人职务及姓名。为证实公文作者的合法性、权威性，须用印章或签署，凡以机关名义制发的公文除会议纪要外均需加盖印章，凡以领导人名义制发的公文均须签署⑨。印章与签署有两个功能，一是确定签署者身份，二是签署者确认对文件内容已认可。因此，纸质公文的作者很容易确认，行政主体明确，从而可以进一步审查其合法性。

    在电子环境中，尽管可以设计出与纸质公文格式相同的电子公文模板，有发文机关标识、落款等，却无法为电子公文盖上传统的印章和亲笔签署。如果缺乏对电子文件操作权限的控制，公文作者的标识很容易被改动且不留痕迹，或者作者本人抵赖而无法证明；即使是由电子系统自动记录文件发送者的信息，这个发送者可能是文件的作者，也可能是任何建立、转换或传输数据的人、设备或程序.可见，电子公文作者的真实身份难以确认，这将构成其生效的障碍。

    目前，在我国一些行政机关、司法机关已开始采用电子印章。如北京市园林局的远程办公网络，专门有一个机要人员负责对电子公文进行最终审核，然后输入密码，系统确认其权限后自动调出后台存储的电子印模，在相应位置盖上“印章”。北京市高级人民法院为提高办案效率，网上对判决书盖章，只需要输入审判员或书记员的法徽号，并在指纹采集器上“摁下手印”，电脑自动在数据库中查找相关指纹信息，一旦确认这枚指纹确有权限，即从法院本部终端服务器里调出印模，在判决书上盖上“印章”，同时附上盖章时间。有些机关实现了领导的电子签署，领导在审核完电子公文后，输入密码，系统确认权限后，在发文稿纸的相应位置自动添加后台存储的领导亲笔签名的图像。可见，通过电子签章可以实现与传统的用印、签署类似的功能。据悉，我国《电子签章条例》已提上议事日程.随着我国电子签章法的出台，电子签章的效力将得到认可，对电子公文作者身份的确认问题将迎刃而解。

    2.电子公文与纸质公文的形成程序不同

    电子公文应当既遵循与该行政行为性质相适应的行政程序，又遵循公文的一般处理程序，才符合程序合法的要求。

    从公文的一般处理程序看，《国家行政机关公文处理办法》（以下简称《办法》）规定了发文办理包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序，并对公文的拟制、审核、签发、复核环节作了严格规范。遵照该《办法》，政府机关都制定了本单位的公文管理制度，以确保纸质公文严格按程序流转。机关制发电子公文是否应该遵循与纸质公文相同的处理程序呢？答案是否定的。由于电子公文的易变性和网络空间的信息共享性，电子公文管理系统的设计应考虑电子公文的整个生命周期，对传统的公文及其归档管理进行“业务流程重构”，将某些业务环节提前，某些业务环节合并，以有效地减少重复作业和滞后作业，最大限度地提高行政效率，并保证电子公文在其整个生命周期中受到严格的控制。然而，目前许多政府机关的办公自动化系统中，电子公文的管理流程基本上是模拟纸质公文的处理程序来设计，并没有考虑到电子公文自身的特点，这主要是因为我国已颁布的《办法》并不完全适用于电子公文，同时又没有出台“国家行政机关电子公文处理办法”。我国即将颁布的国家标准《电子文件归档与管理规范》虽然对电子文件的管理作了一定的规范，但主要是从档案管理的要求出发，对电子文件进行全程控制，较少考虑行政机关提高行政效率的要求，并且其约束力不如行政法律、法规。笔者以为，电子公文管理规范上的缺失，是电子公文程序合法的障碍之一。

    从影响行政行为生效的几个关键环节看，用印与签署是传统纸质公文的生效标识，前文已述，电子公文用电子签章的方式代替了传统的签署与印章，电子签章的效力有待立法；作为抽象行政行为，公布是生效必不可少的一环，立法法中规定在国务院或政府公报、在全国或本行政区域范围内发行的报纸上刊登，如果通过政府网站、电子公告牌或电子刊物电子命令，是否属合法的公布方式？作为具体行政行为，行政法上规定行政决定书的送达方式有：直接送达、留置送达、委托送达、邮寄送达、公告送达   ，通过计算机邮件系统传递电子公文是否属于合法的送达方式？目前，我国行政法中对这些关键环节的电子化方式尚无规定，这些均构成了电子公文程序合法的障碍。因此，笔者以为，要消除电子公文在程序合法上的障碍，应本着行政效率与公正的原则，根据电子公文自身的特点，制订统一的电子公文处理办法，并扩大行政法规中“签署”、“公布”、“送达”等概念的司法解释，使这些环节的电子化方式具有合法性。

    3.电子公文与纸质公文的真实性状况及其认证方法不同

    电子公文信息内容的真实性是为了确保行政主体表现于外部的意思决定与其内在的意志的一致性。电子公文的真实性比纸质公文更易受威胁，更难维护与认证。

    从信息内容与载体的关系看，纸质公文的信息内容固化于纸张载体上，载体的原始性决定了信息内容的真实性，通过对字体、字迹、纸张性质、印刷方式、印章、印文等物理特性的鉴定，可以判断该份公文是否变造、伪造，在法学上已发展了一套专门的物证技术来鉴定纸质公文的真实性。电子公文的信息内容与载体的关系不如纸质文件紧密，仅仅保证载体（磁盘、光盘等）的完好无损并不能确保信息内容的真实，鉴定纸质公文真实性的一套方法对电子公文来说几乎不起作用。

    从公文的传递过程看，纸质公文的传递渠道有普通邮寄、机要通信、机要交通、文件交换等，除第一种用于传递无保密要求的公开性、普发性公文以外，其他三种的安全性很高；电子公文通过虚拟的网络空间传递，具有信息共享性和易变性，如果没有良好的操作权限控制和系统安全措施，极易被修改、删除而不留痕迹。并且，电子公文具有系统依赖性，如果公文作者与受文者的计算机软、硬件平台不能互相兼容，电子公文的信息内容会读不出来或丢失部分信息，影响电子公文的真实性。

    正因为此，人们对电子公文的信息内容是否反映行政主体的真实意图发生疑惑，这将构成电子公文合法有效性的障碍。尽管维护和认证电子公文的真实性不是一件容易的事，但只要有技术、管理和法律三者为保障，电子公文的真实性是可以得到维护与认证的。技术上，对电子公文真实性、完整性的认证技术有数字签名技术、身份识别技术与消息认证技术、信息完整性校验技术等。管理上，必须对电子公文从形成、处理到利用的全过程进行控制，建立对电子公文的操作者进行可靠的身份识别、权限控制，由系统自动捕获对电子公文真实性、完整性具有重要价值的元数据，诸如关于文件内容、结构、背景、版本、文件生成环境、存在状态、使用权限等方面的具体数据   .这一切都离不开电子公文管理规范和标准（如元数据标准）的制定。法律上，涉及计算机信息安全方面的法律法规有：《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》、《计算机信息系统安全专用产品检测和销售许可证管理办法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《计算机系统国际联网保密管理规定》等。我国《刑法》第二百八十五条、二百八十六条和二百八十七条对破坏计算机及其数据的犯罪行为作了规定。这些都对电子公文的真实性提供了一定的法律保障。笔者以为，当务之急是完善电子公文管理制度和相关标准、积极研制既先进又经济适用的电子认证技术，使电子公文的真实性能得到普遍地认可。

    4.电子公文与纸质公文的形式不同

    公文的形式合法，有两层含义：一，指意思表示的形式；二，指公文的格式合法。

行政机关公文格式范文4

【关键词】应用文体；微博公文；文书学；公文传播

2011年4月2日，浙江省海宁市政府信息公开网《关于启用微博公文的通知》一文，其后在新浪网上开通“浙江省海宁市司法局官方微博”，并以“海宁司法”的名称通告、公告等，并且至今一直在使用。2011年10月，“微博公文”获得亚洲政府信息化权威大奖。这一新生事物引起了各方媒体的报道，但报道内容似乎更多关注的是“提升司法行政机关微博问政能力与创新社会管理水平”等政务公开和信息传递层面。当笔者搜索到原文后，认为这样的传播方式将对传统文书学带来较大的影响。现具体分析如下：

微博公文的形成

微博，即微型博客（MicroBlog），是一个基于用户关系的信息分享、传播以及获取的平台，用户可以通过计算机、手机等多种客户端更新信息。“公文是指社会组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的凭证性信息记录。”[1]微博公文就是以微博的形式并传达的政府公文，与纸质形式的公文、电子公文具有一样的行政效力。

海宁市司法局官方微博发出的第一份微博公文，全文如下：

@海宁司法：【微博公文】01号。关于做好清明节假期值班工作的通知。@本市各司法所：为了做好社区服刑人员管控工作，各司法所应严格落实值班制度，要求值班人员手机必须保持24小时开通，做好手机定位监控和记录表登记工作，如有情况及时上报@社区矫正之家。[2]

从以上可以看出，微博公文也同样具有了微博简短、及时的特点，但与微博有区别的是不具有“个体性”的特点。“微博公文只能由官方微博，个人微博可转发”。这时博主已经不是某一个具体的人，而是代表着某一级政府的工作部门，如海宁市司法局官方微博名称为“海宁司法”。这条微博也成为海宁市司法局决定启用这种新传播模式后发出的第一条“微博公文”。

究其实质，微博公文并未改变公文的性质和用途，只是公文的传播方式有了改变，但140个字数的限制和微博特有的即时传播途径，必然对已有的文书学研究带来影响。

微博公文与传统公文的区别

“公文是法定组织在其公务活动中所形成的、具有法定效力和规范体式的、对外发出的公务文书。”[3]海宁市司法局是国家行政机关，能够以自己的名义行使权利与承担义务的机关单位，具有文件制发权。

为提高公文质量和工作效率，2000年8月24日国务院了《国家行政机关公文处理办法》，对公文的种类、格式、行文规则和办理程序都做了严格规定，明确要求公文处理工作要做到规范化、制度化。纸介质公文是国家行政机关公文的基本表现形式，目前世界各国的行政公文都是以纸介质公文的形式存在。但微博公文就不同了。

浙江省海宁市政府信息公开网《关于启用微博公文的通知》全文如下：

关于启用微博公文的通知

局机关各科室，各司法所，市公证处：

为全面推进我市司法行政系统信息化建设，提高办公效率和质量，经研究决定，从2011年4月1日起启用微博公文。现就有关事项通知如下：

一、微博公文体式

微博公文分为文头、主体两部分。

（一）文头由公文标识、发文字号构成。

1.公文标识为：【微博公文】

2.发文字号为：微博公文文号为×号，微博转载公文文号为原公文文号。发文字号后用全角句号。

（二）主体由公文标题、主送部门、公文正文、成文日期、附注等项目构成。

1.公文标题：发文字号后第一段文字为标题内容。微博转载公文标题应加书名号。

2.主送部门：对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。如微博公文系普发，主送部门可省略。主送部门在正文之前、标题之后。最后一个主送部门名称之后用全角冒号。

3.公文正文：正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

4.成文日期：即为微博公文日期，一般无须另行注明。

5.附注：一般为微博转载公文在网站公布的公文网址链接。

二、要求

（一）微博公文一般为一文一条。

（二）微博公文只能由官方微博，个人微博可转发。

（三）机密公文一律不得在微博公文中。

（四）要求局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博，以随时接收微博公文。

附件：

微博公文样式

微博公文样式：

【微博公文】×号。关于×××××××××的通知。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。

微博转载公文样式：

【微博公文】海司[2011]×号。《关于××××××××××××××的通知》。各司法所：××××××××××××××，××××××××××××××。http：//148.省略/（公文网址链接）[4]

从以上所引浙江省海宁市司法局《关于启用微博公文的通知》一文可以看出，微博公文与传统公文有着不小的区别，下面分别阐述：

公文格式简化，适应微博有限容量。与《国家行政机关公文处理办法》第三章公文格式相比照：对照《国家行政机关公文格式》，纸质公文完全遵循，电子公文也比照遵循。但微博公文已经完全不适用了，如“发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识”、“正文用3号仿宋字”、“公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分”等针对文件外观格式的要求，更不要说文件的生效标识——印章了。

公文内容简洁，适应微博有限容量。“微博公文一般为一文一条”，微博公文的正文内容“要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱”。这既是微博公文的优点，也是它的缺点。当事情比较简单、紧急时，微博公文非常适合，尤其是突发事件的处置，可以随时跟进事态的发展。当文件内容过长时，微博公文采取网页链接处理。

行文方向仅限于下行文，但发文范围扩大。《关于启用微博公文的通知》文中对主送部门的解释是：“对下级机关、部门、单位发出的指示、通知、通报等公文，下属机关、部门、单位都是受文机关，也就是发文的主送部门。”可以看出，目前微博公文仅限于司法局内部，这项由司法局领导力推的新举措刚刚开始在内部试运行，因此没有对外联系工作上行、平行文的功能。

从公文行文方式来说，下行文一般都是内部行文，单位以外的人或工作部门很难看到。但是“微博的传播方式是一种裂变式的传播，这种传播速度是几何级的”[5]。通过微博这一特殊的传播方式，“围观”的人可以很多，微博特有的“转发、收藏、评论”功能，将公文内容迅速扩散，行政单位内部、外部的人同一时间都能看到。内部的有关工作人员执行，外部关注的人形成监督。此时公文的行文方向已不是发文者所能控制的。

全体工作人员参与，对现代网络、通信手段的依赖加强。使用微博公文的前提是“局机关各科室，各司法所，市公证处，各律师事务所、法律服务所全部开通新浪认证官方微博，或工作人员开通个人微博”，以随时接收微博公文。如果没有开通微博，如果没有新浪认证官方微博这个平台，微博公文是无法实施的。现在很多机关、企事业单位内部也都在使用即时公共通信平台如QQ、MSN、SKYPE等传递着公文，但都是在一个封闭的系统内部进行。微博公文最大的不同是开放的空间，“公”文被“私”人化了，传播的途径是点到点，而非传统公文层级传递。只要公众有微博账号，加“关注”就可以看到自己感兴趣的微博公文，就可以互动，发表个人的主观意见。微博公文已经不限于一个局域网，它是被置于一个公共平台之上，大大加快了公文在社会各个阶层的流动速度。

微博公文对传统文书学的挑战

我国文书学一直是以研究公文的生成和运转规律为核心研究内容的。随着科学技术的进步，公文在传播、传递中大量使用现代化手段如广播、电视、电子计算机等来进行，但最终作为凭证和依据的，仍然是以纸介质公文为主。与之相关的管理办法及公文格式也是针对纸介质作出的规定。但是，当互联网与通信技术整合到一起后会对传统公文有什么影响，我们并没有深入研究，只简单地归结为公文的传播方式有所改变，这是不够的。

对文书管理的挑战。“微博公文”在提速政务信息的同时，在文书处理方面，也要探索与之相适应的规章或制度。显然，传统的收发文过程，比如缮印、用印、登记、分发等程序是不适用的。但审核、签发、复核等原来保证公文质量的环节如何与微博公文相结合呢，又将是一个新课题。

微博公文的格式是否已固定下来，也值得商榷。公文格式的规范化和标准化是公文这一特定文书的形式所必须要求的。“格式不规范，除了影响公文的质量和美观外，更重要的是影响公文的效力。”[6]例如老百姓把纸质文件俗称为“红头文件”，就是对公文格式的认可。此外，在公文安全方面，微博公文是建立在独立于本部门之外的公共平台上，必须保证网络的稳定性和安全性。这与纸质公文的保管是截然不同的。对于黑客的攻击或是平台瘫痪等必须有预案。

对公文写作学的挑战。当我们还在长篇累牍地讨论公文的结构方式时，当我们还在苦心经营公文开头、主体、结尾的写法时，微博公文悄无声息地颠覆了这些理论，因为它只有140个字的容量。不需要考虑结构完备、过渡自然，也不用考虑主体是并列式还是递进式，更不需要“特此通知，望贯彻执行”之类的套语式结尾[7]——这些我们曾经奉为公文写作的“宝典”轻而易举地被解构了。

于是，公文变得简单与简洁，只要文通字顺，清晰地传达主旨，其余皆不必考虑。从这个层面上说，公文也回归到了它的本质——为了处理公务而产生。但同时，公文的文字及文学美感要求也被削弱了。

可以预见，微博公文的出现，对传统文书学的公文写作、文书处理、行文规则、公文格式、公文传播模式等一系列理论提出了挑战。微博公文会成为一个新的文种吗？让我们拭目以待吧！

参考文献：

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[3]向国敏.现代秘书学与秘书实务新编[M].上海：华东师范大学出版社，2001：115.

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[5]王金礼、魏文秀.微博的超议程设置：微博、媒介与公众的议程互动[J].当代传播，2011（5）.

[6]房庆、李志祥、沙增斌.GB/T9704—1999国家行政机关公文格式国家标准应用指南[M].北京：中国标准出版社，2000：3.

[7]王敏杰.论行政公文的结构特点和结构方式[J].档案学通讯，2009（5）.

行政机关公文格式范文5

（一）公文的含义

公文，系公务文书的简称，是党政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务时经常使用的一种文体。公文有其特定的撰写程式和行文格式，是传达党和国家的方针政策、党规政令、指导和商洽工作、请示和答复问题、报告情况、交流经验的一种重要文字工具。公文是应用文中最重要且用途最为广泛的一种文体。

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国***机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。所谓通用公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位等普遍使用的公文；所谓专用公文，是指在一定的业务范围内，按照特定需要而专门使用的公文。专用公文具有很强的专业特点，如外交公文，法规公文，司法公文，经济公文，公关公文，军事公文，等等。

就法院来说，法院公文既包括专用的司法文书如裁判文书、各种笔录等，又包括有正式版头的行政公文和党组织公文，还包括其他一些公务文书如总结、汇报、发言、经验交流材料、事迹材料、宣传、调研、简报类材料等等。可以说，范围非常广泛。我们今天讲的主要是狭义的公文，即有正式版头的行政公文和党组织公文。

公文、文件、文书，这是三个既密切联系又有所区别的概念。公文、文件、文书，它们在内涵上是有交叉的，就是说，同一份文字材料，既可以叫做文件，又可以叫做公文，还可以叫做文书，但是，这样的文字材料，在形式和内容上都是有严格要求的，只有符合这种要求、公文、文件、文书才可以作为同义词来交替使用，否则便是误用。公文、文件、文书三者可以说是同中有异、异中有同。所谓文件，它是领导机关根据自己的职责范围而制发的、具有法定效力并设有特定版头的公文；所谓文书，它是一切机关、团体、单位和个人，为传递信息、交流思想、联系事务、商洽问题、记录情况等而形成并使用的文字材料。稍加对比我们便不难发现，公文、文件、文书三者是一种包含与被包含的关系，具体地说，文件只是公文当中的一部分，而公文则又只是文书当中的一部分，文书除了公文之外，还包括私人文书。

狭义的公文与调研文章和宣传文章也有很大的不同。在座的各位同志今天已经听了关于调研和宣传文章写作方面的交流发言和讲座，应该有了很深的印象。实践中，有的同志写得好调研文章或者宣传文章，但不一定写得好公文；同理，熟悉公文写作的同志，也不一定擅长写宣传类文章，因为他们是几种截然不同的文体。从公文的特点中，我们可以找到原因。

（二）公文的特点

1、明确的公务性。

2、鲜明的政治性。

3、极高的权威性。

4、作者的法定性。

5、较强的时效性。

6、体式的特定性。

7、文风的朴实性。

8、严格的程序性。

（三）公文的作用

1、领导和指导作用。

2、规范和约束作用。

3、宣传和教育作用。

4、联系和知照作用。

5、依据和凭证作用。

以上是公文的现实效用，还具有历史效用，可以存史。

（四）公文的分类

1、按基本使用范围分为：通用公文（法定公文、普通事务文书）和专用公文。

2、按行文的方向分为：上行文（请示、报告等）、下行文（决定、指示、批复等）、平行文（函等）以及通行文（意见、会议纪要等）。

3、按公文的内在属性分为：规范性公文（规定、条例、章程、办法、细则等）、指令性公文（命令、指示、决定等）、指导性公文（批示、意见等）、知照性公文（通知、通报、公报、简报等）、公布性公文（公告、通告、布告等）、商洽性公文（函等）、报请性公文（请示、报告等）、记录性公文（会议纪要、大事记等）。

4、按制发机关的性质分为：党内公文、行政公文、群众团体公文、联合行文等。

5、按公文办理的时间要求分为：特急公文、紧急公文、常规公文等。

6、按机密程度分为：绝密公文、机密公文、秘密公文和普通公文。

7、按公文的规范程度和约束力分为：规范性公文和非规范性公文。

8、按公文的载体分为：传统纸质公文和电子公文。

（五）公文的文种及其适用范围

中共中央办公厅、自1996年5月3日起施行的《中国***机关公文处理条例》规定，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国务院办公厅、自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。其中，决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用。就法院系统来讲，1996年最高人民法院了一个《人民法院公文处理办法》，但2001年1月1日起新的《国家行政机关公文处理办法》施行后，最高法院没有及时修订法院系统的“公文处理办法”，只是要求按照国务院的新“办法”执行；后来，最高法院出台了一个“修改稿”，但至今未正式下发实施，而最高法院的文件在一些细节上，并没有完全按照国务院的新“办法”执行，造成在一些细节规范上不知何去何从；同时，党的机关公文仍按照老“条例”执行，使用16开纸等，法院对党的机关的文件又要改用党内公文格式，造成多轨并

行，很不统一，很不方便。但总体来说，法院公文主要是按照新的《国家行政机关公文处理办法》执行的，所使用的文种同行政机关公文文种。

1、命令（令）

命令（令）属下行文。《国家行政机关公文处理办法》指出：它“适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员”。命令（令）的制发主体有着严格的限定，《中华人民共和国宪法》和《中华人民共和国各级人民代表大会和地方各级人民政府组织法》规定，只有全国人大的常委会及委员长，国家主席，国务院及总理，国务院各部委及部长、主任，地方各级人民政府和各级人大，才有权力命令（令）。党的领导机关可以和同级人民政府联合命令（令），但需以行政公文的形式出现。就法院来说，命令（令）仅适用于授予司法警察警衔、奖励有关人员。

2、决定

决定是党政机关共有的一个公文文种，但就适用范围而言，决定在行政机关比在党的机关要广泛得多。在党的机关，决定“用于对重要事项做出决策和安排”，而在行政机关，决定则“适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项”。

3、公告

公告“适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项”。它一般以国家各级领导机关的名义，社会团体、企事业单位和基层组织不使用这一公文文种。但事实上，公告的使用范围非常广泛，已经扩大化，如法院的开庭公告、公示公告等等。

4、通告

通告“适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项”。通告与公告有相似之处，这就是都面向全社会，都是知照性的。但是二者也有明显的区别，这种区别，一方面表现为制发的主体有受限与不受限的不同——公告是有资格限制的，而通告则是任何机关、团体和单位都可以采用的；另一方面表现为涉及的内容有重要程度的差异——公告涉及的是重要事项或者法定事项，而通告涉及的则是各有关方面应当遵守或者周知的事项。

5、通知

通知“适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”。通知与通告的功能相近，其最大的不同在于，通知有特定的受文者，通告则无；通知有专指的约束力，通告则仅有泛指的约束力；通知与机关的经常性工作密切相关，通告则与社会事务联系密切，如此而已。

6、通报

通报“适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况”。公告与通告面向整个社会，具有较强的公众性，通知与通报则主要是面向机关，具有较强的业务性。通知与通报的适用范围有一定的重合，但也有各自专享的“领地”，不能做人为的取舍。

7、议案

议案“适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项”。议案有其独具的特色，因而是公文中的重要成员。就法院来说，议案适用于人民法院依照法律程序向同级人民代表大会及其常务委员会提请审议事项，主要是法官职务任免。

8、报告

报告“适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问”。行政机关与党的机关均使用报告这一文种，而且适用范围也基本相同。

9、请示

请示“适用于向上级机关请求指示、批准”。请示与报告都属于上行文，两者的区别在于，报告只是客观地将有关情况汇报给上级机关，无需上级机关答复，而请示则是将自己无权或无力处理的事项及相应的对策主张反映给上级机关，上级机关必须明确予以答复。

10、批复

批复“适用于答复下级机关的请示事项”。下级机关用请示向上级机关行文，上级机关即须以批复做出相应的答复。

11、意见

意见“适用于对重要问题提出见解和处理办法”。意见过去没有被《国家行政机关公文处理办法》作为一个公文文种列出，因其形式相对灵活，适用范围广，可以有效补救行政机关其他法定文种在适用范围和使用效果上的不足，故最新修订、的《国家行政机关公文处理办法》将其正式确定为一个机关公文文种。它属于通行文，适用范围非常广泛。

12、函

函“适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项”。函的答复功能仅仅适用于不相隶属的机关之间，这是它与批复的一点重要不同。

13、会议纪要

会议纪要“适用于记载、传达会议情况和议定事项”。

党的机关专用的公文文种有：

14、决议

决议被列为党的机关14个法定公文文种的首位，可知它在党的机关公文中居于突出重要的地位。《中国***机关公文处理条例》指出：决议“用于经会议讨论通过的重要决策事项”。这里有两点需要注意：第一，从形式上说，决议必须是经会议讨论通过的，就是说，只有拿到党的会议上，提交与会者认真讨论，并得到表决通过的，这样的决议才是合法有效的。第二，从内容上说，决议必须是重要决策事项，就是说，一般的事项、非决策性事项不能采用决议这一公文文种。

15、指示

指示属下行文，“用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求”。就是说，指示主要适用于布置工作而不是其他方面，并且布置工作也不是事无巨细样样说到，只是提出一些原则和要求，工作具体如何开展，还须由下级机关根据各自的实际情况自主决定，所以，指示的文末往往有“望结合实际情况，认真贯彻执行

”之类的结束语。

16、公报

公报“用于公开重要决定或者重大事件”。相对于通报而言，公报的公开程度更高，而且涉及内容的重要性一般来说也更强。如国务院公报、最高法院公报等等。

17、条例

条例“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”，属规范性公文。就是说，一方面，条例的制发有严格的资格限定，下级党组织不可以制发条例，只有党的中央组织才可以制发条例；另一方面，条例是关于党组织的工作、活动和党员行为的规章制度的具体化，是条文性法规，具有极大的权威性和约束力。

18、规定

规定“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。规定与条例一样，也属规范性公文。两者的不同之处在于，一方面，就制发的主体而言，规定并无条例那样的严格限定，各级党组织都可以制发规定；另一方面，就适用范围而言，规定往往与特定的时期、特定的条件和背景，以及特定的问题相联系，正因为如此，其时效性更强，而稳定性相对略差。其实，规定不仅用于党的机关，在行政机关和其他机关应用也很广泛，主要用来制定规章制度，但因为它不是行政公文文种，所以必须用通知的形式印发，而不能单独成文印发。

（六）公文的行文规则

公文的行文规则，是关于公文制发的基本原则和基本方法的概括和总结。

1、行文原则。有2条值得注意：（1）“少而精”的原则。《中国***机关公文处理条例》第11条明确规定：“行文应当确有需要，注重实效，少而精，可发可不发的公文不发，可长可短的公文要短。”《国家行政机关公文处理办法》也有同样规定。在具体联络协调工作中，也是提倡多人来人往，少文来文往。

（2）不以机关名义向领导个人报送公文原则。《国家行政机关公文处理办法》第22条规定：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送‘请示’、‘意见’和‘报告’”。《中国***机关公文处理条例》也有相同规定。直接向领导同志个人报送公文，有损领导机关的权威，违背公文流转办理程序，从报送者角度看可以提高效率，但对领导机关而言，则损害了效率。就法院而言，领导同志批示、交办的案件比较多，对于交办案件，领导同志明确批示“望复”、“回告结果”等意思的，可以公文形式对领导同志个人报送，除此之外，一般不要向领导同志个人报送公文。

2、行文关系。分为领导与被领导关系、指导与被指导关系、互不统属关系三类。

3、行文方式。根据制发机关划分，可分为单独行文和联合行文；根据接收机关划分，可分为纵向行文（逐级行文、多级行文、越级行文、通行行文）和横向行文。

4、具体要求。（1）恪守隶属关系，一般不越级行文。《中国***机关公文处理条例》规定：“党的机关的行文关系，根据各自的隶属关系和职权范围确定。……不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题；因特殊情况必须越级行文时，应当同时抄送被越过的上级机关。”《国家行政机关公文处理办法》有相同规定。允许越级行文的情形：发生了严重紧急情况；直接上级机关的上级机关越级交办某些事项，同时指令越级上报的；询问只有直接上级机关的上级机关才能答复的某些重要问题或事项，且这些问题和事项与直接上级机关没有任何联系的；数次向直接上级机关行文请求解决某项工作中急需解决的问题，但是直接上级机关长期不予解决，以致对工作或即将对工作产生严重的负面影响的；等等。

（2）明晰发文权限，向适宜的对象行文。根据规定，党委和政府可以向各自的上一级或下一级党委和政府行文；党委、政府办公厅（室）在得到党委、政府授权后，可以向下一级党委、政府正式行文；党委、政府的其他下设部门，一般不得向下一级党委和政府正式行文；其行文对象，包括各自的上一级或下一级党委、政府的对口部门，以及同级党委、政府的下设部门。不相隶属的机关之间行文，适用“函”这一商洽性公文，不能采用指令性、指导性和规范性公文文种。法院公文的行文对象要求是一样的。

（3）尊重机关职权，准确认定主送机关和抄送机关。简单地说，谁是主管，那么主送就是谁。公文的主送机关，一般只能是一个。《国家行政机关公文处理办法》第21条规定：“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。第20条规定：向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。第23条规定：受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一级机关。《中国***机关公文处理条例》规定相同。值得注意的是，有的同志对一些重要公文忽视抄送，导致法院的一些重要工作部署和动态不能及时被上级和地方有关机关了解和掌握，一定程度上影响了工作的效果。要准确确定抄送机关，需要全面把握公文内容和与之有工作联系的有关机关，才能做到既不漏送，又不枉送。

（4）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。

（5）需要联合行文时，作者应是同级机关。《国家行政机关公文处理办法》第16条规定：同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文；政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。联合行文应当确有必要，应当明确主办部门，应当严格控制联合行文单位数量。

（6）关于“请示”的具体规定。“请示”应当一文一事；请示事项涉及其他机关职权范围的问题时，应与有关机关协商一致，如未能达成一致，需在请示中写明；请示问题应当提出明确的意见；请示一般只写一个主送机关；请示不得抄送其下级机关；“报告”不得夹带请示事项。

二、公文的格式规范

公文的格式，指的是公文的外观

形式，它既包括组成公文的各部分文字符号在载体（纸张等）上的排列和标识规则，也包括公文的用纸要求和印制规范，换言之，公文的格式就是公文的书面结构与公文的用纸和印制规范的总和，是对公文的文面要求。公文格式的特点具有较强的规范性。规范的公文格式有利于维护公文的严肃性，使公文的写作规范化、标准化，不仅增加公文的美学效果，而且方便对其进行阅读与传递、处理，提高工作效率。《中国***机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》分别以一章的篇幅对党的机关和国家行政机关公文的格式做了规定，而由中国标准研究中心和国务院办公厅秘书局共同起草、国家质监局、自2000年1月1日起正式实施的作为中华人民共和国国家标准的《国家行政机关公文格式》，更是前所未有的，最为全面、具体、细致、科学的公文格式标准。为规范公文的制作和处理，2005年开展“规范司法行为，促进司法公正”专项整改活动期间，中院参照《国家行政机关公文处理办法》和最高法院有关规定，于9月7日制定了《宜昌市中级人民法院公文处理办法》，编入《规章制度》一书，就公文的制作、处理进行了规范，作了比较详细的规定。下面分别就公文的形式、书面格式、用纸格式和印装格式加以介绍。

（一）公文的形式和适用范围

就法院系统来说，以中院为例，主要有：

1、《宜昌市中级人民法院文件（宜市中法发）》，主要用于传达贯彻党的方针、政策或重要工作部署，重要的决定、通知等。

2、《宜昌市中级人民法院（宜市中法）》，主要用于人事任免、重要会议及其他事项的通知、批复、命令、议案、请示、报告、通报、函等。

3、《宜昌市中级人民法院办公室文件（宜市中法办）》，是中院文件的补充形式，主要适用于办公室根据院领导授权、传达或代本院某些事项，办公室职权范围内的事项。

4、《传真电报（宜市中法明传、密传）》，用于中院和中院各部门通知召开会议、时效性较强事项、事务活动安排、处理突发事件的措施等。

5、以中院各部门名义制发的公文，一般使用中院信笺版头。

（二）公文的书面格式

公文的书面格式，是指公文全部文面组成要素的排列顺序和标识规则。《国家行政机关公文格式》将公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

——眉首。眉首一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、红色反线等要素组成，实际上就是置于公文首页红色反线（宽度同版心，即156mm）以上的各要素。

1、公文份数序号

公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。公文如需标识份数序号，用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1行，采用红色号码机套印，比如同一文稿共印100份，其中第1份的序号可写“001”，最后一份的序号可写成“100”。标识份数序号，其主要作用是便利公文的登记、分发和检查。

2、秘密等级和保密期限

秘密等级和保密期限是对涉及党和国家秘密的公文的保密程度和传递处理的要求，是在一定时间内只限于特定范围的人员知晓的。党和国家机关的公文密级均为“绝密”、“机密”、“秘密”三个等级，其中“绝密”、“机密”两个密级的公文应当标明份数序号。绝密是最重要的国家秘密，如果泄露出去会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。公文如需标识密级，用3号黑体字，顶格标识在版心有上角第1行，并且标识密级的两字之间须空1个字；如需同时标识密级和保密期限，则两项同用3号黑体字，并且密级在前，保密期限置后，顶格标识在版心右上角第1行，密级和保密期限之间用“”隔开。标注密级的同时应标注保密期限，保密期限一般分一年以内、一年及一年以上、长期和期限不作标注。期限不作标注的一般按保密期20年认定，如秘密6个月、机密3年、绝密长期。

3、紧急程度

紧急程度是对公文送达和办理的时间要求。党的机关公文的紧急程度分为“特急”、“加急”两种，国家行政机关公文的紧急程度分为“特急”、“急件”两种。如需标识紧急程度，用3号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，并且标识紧急程度的两字之间须空1个字；如需同时标识密级、保密期限和紧急程度，则密级和保密期限顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。

4、发文机关标识

发文机关标识，《中国***机关公文处理条例》称之为“版头”。发文机关标识由发文机关全称或规范化简称加“文件”组成，某些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，不加“文件”字样，比如“函”；“命令（令）”、“会议纪要”除标识发文机关全称或规范化简称外，还应加上文种。《中国***机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识上边缘至版心上边缘一般为25mm；上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。“函”的发文机关标识上边缘距上页边的距离为30mm，发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。“命令（令）”的发文机关标识上边缘至版心上边缘为20mm。发文机关标识原则上应使用小标宋体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，但一般应小于22mm×15mm。联合行文时应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧

，上下居中排列。即使是联合行文机关较多，也必须保证公文首页显示正文。

5、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布。“命令（令）”的发文字号标注在“命令（令）”的发文机关标识下边缘空2行居中位置；“会议纪要”编号置于“会议纪要”标识之下、红色反线之上正中间。联合行文一般只标明主办机关发文字号。机关代字应当反映发文机关或部门的性质。同一机关。部门的同一类公文的代字应当统一，不可有几种写法。机关代字一般可取机关名称前一个或两个字，但要注意与名称相近的其他机关相区别。年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

6、签发人

发文机关签发签批公文的领导人的姓名。上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字；“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如果是联合行文，则有多个签发人，这时，主办机关签发人姓名置于第一行，其他签发人姓名从第二行起在主办机关签发人姓名之下，按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，并使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与其距离为4mm。

7、红色反线

行政机关公文格式范文6

一,公文的功能 (一)公文的涵义与特点 公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制作的具有法定效用和规范体式的书面文字材料(包括电报,下同),是传达和贯彻党和国家的路线,方针和政策,行政法规和规章,施行行政措施,指示答复问题,指导,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具. 公文分类 按公务文书的自身性质及使用范围,可以把我国现行的公务文书分为两大类: 1.通用文书 (1)法定公文 (2)事务文书 2.专用文书 财～书,司法文书,科技文书,军事文书等等 公文的主要特点: 1.法定性 2.政策性 3.实用性 4.时效性 5.规范性 (二)公文的作用(功能) 1.决策与领导作用(最主要的作用) 2.强制执行和处理的作用 3.依据和凭证作用 4.公务联系与沟通作用 5.宣传与教育作用 二,公文的文体,结构,格式与稿本 (一)公文的文体 公文的文体是指公文的表达方式.属应用文体,但它又不同于一般的应用文,具有自身的特殊属性: 1.公文被规定以现代汉语的书面形式(即白话文)作为必须使用的符号系统. 2.公文兼用说明,叙述,议论三种表达方式. (二)公文的结构 公文的结构是指公文的组织结构,具有规范性和相对确定性. 公文一般由秘密等级和保密期限,紧急程度,发文机关标识,发文字号,签发人,标题,主送机关,正文,附件说明,成文日期,印章,附注,附件,主题词,抄送机关,印发机关和印发日期等部分组成. (三)公文的格式(重点内容) 公文的格式是指组成公文的各部分文字符号在载体(纸张等)上排列的规定. 1.公文用纸主要技术指标 公文用纸一般使用纸张定量为60g/m2～80g/m2的胶版印刷纸或复印纸.纸张白度为85%～90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,ph值为7.5～9.5. 2.公文用纸幅面及版面尺寸 (1)公文用纸幅面尺寸:公文用纸一般采用国际标准a4型(210mm×297mm). (2)公文页边与版心尺寸: 公文用纸天头(上白边)为:37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为:28mm±1mm 版心尺寸为:156mm×225mm(不含页码) a4型公文用纸页边及版心尺寸 3.公文中图文的颜色 未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色. 4.排版规格与印制装订要求 (1)排版规格:文字符号从上至下,自左而右依次横写横排 .正文用3号仿宋字,一般每面排22行,每行排28个字. (2)制版要求:版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm. (3)印刷要求:双面印刷;页码套正,两面误差不得超过2mm.印品着墨实,均匀;字面不花,不白,无断划. (4)装订要求:公文应左侧装订,不掉页.骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处,允许误差±4mm.平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm . 5.公文中各要素标识规则 组成公文的各要素分为眉首,主体,版记三部分. (1)眉首 公文份数序号:用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第1行. 秘密等级和保密期限:标识秘密等级,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1字 下行,平行公文首页格式 上报公文首页版式 紧急程度:紧急文件有特急,急件,紧急电报有特提,特急,加急,平急.标识紧急程度,用3号黑体字,顶格标识在版心右上角第1行,两字之间空1行;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识在版心右上角第1行,紧急程度顶格标识在版心右上角第2行. 发文机关标识:由发文机关全称或规范化简称后面加文件组成;对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称.发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm(信函为30mm,命令为20mm).对于上报的公文,发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.发文机关标识推荐使用小标宋体字,用红色标识.字号由发文机关以醒目美观为原则酌定,但最大不能等于或大于22mm×15mm.联合行文时应使主办机关名称在前,文件二字置于发文机关名称右侧,上下居中排布;如联合行文机关过多,必须保证公文首页显示正文.行政机关之间联合行文,标注主办机关的发文字号 . 发文字号:由发文机关代字,年份和序号组成.发文机关标识下空2行,用3号仿宋体字,居中排布;年份,序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称(1995不能简写成95,～不能写成04),用六角中括号〔 〕括入;序号不编虚位(即1不编为001),不加第字. 注意:用直角中括号茂××[～]10号,用小括号茂××(～)10号都是不规范的. 发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线. 签发人:上报的公文需标识签发人姓名,平行排列于发文字号右侧.发文字号居左空1字,签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名.如有多个签发人(会签人),主办单位签发人姓名置于第1行 ,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,下移红色反线,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行并使红色反线与之的距离为4mm. (2)主体 公文标题:红色反线下空2行,用2号小标宋体字(常见的公文标题一般都加粗),可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当. 主送机关:标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋体字标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号.如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下,抄送之上,标识方法同抄送. 公文正文:主送机关名称下一行,每自然段左空2字,回行顶格.数字,年份不能回行(一个阿拉伯数字,年份不能分成两行). 附件:公文如有附件,在正文下一行左空2字用3号仿宋体字标识附件,后标全角冒号和名称.附件如有序号使用阿拉伯数码(如附件:1.×××××);附件名称后不加标点符号.附件应与公文正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识附件,有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致.如附件与公文正文不能一起装订,应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文序号并在其后标识附件(或带序号). 成文时间:以领导人签发的时间为准.联合行文一般由主办机关首先签署意见,协办单位依次会签,一般不使用复印件会签.成文时间以最后签发机关领导人的签发日期为准.电报,以发出日期为准. 标法:用汉字将年,月,日标全;零写为;成文时间的标识位置见下. 公文生效标识:公文除会议纪要和以电报形式发出的以外,应当加盖印章.行政机关联合向上行文,为简化手续和提高效率,由主办单位加盖印章即可;联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章. a.单一发文印章 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关

名称,只标识成文时间.成文时间右空4字;加盖印章应上距正文2mm～4mm,端正,居中下压成文时间,印章用红色. 公文末页版式 b.联合行文印章 有两种情况: 当联合行文需加盖两个印章时,应将成文时间拉开,左右各空7字;主办机关印章在前;两个印章均压成文时间,印章用红色.只能采用同种加盖印章方式,以保证印章排列整齐.两印章之间不相交或相切,相距不超过3mm. 当联合行文需加盖3个以上印章时,为防止出现空白印章,应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间.主办机关印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章,均居中排布;印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间. 联合行文末页公文版式 特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距,字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识此页无正文的方法解决. 附注:公文如有附注,用3号仿宋体字,居左空2号字加圆括号标识在成文时间下一行.如:(此件发至县,团级,传达到全体党员).请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话. (3)版记 主题词:公文应当标注主题词.上行文按照上级机关的要求标注主题词.主题词用3号黑体字,居左顶格标识,后标全角冒号词目用3号小标宋体字;词目之间空1字. 抄送:抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关,应当使用全称或者规范化简称,统称.公文如有抄送,在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识抄送,后标全角冒号;回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号.如主送机关移至主题词之下,标识方法同抄送机关. 版记示意图 印发机关和印发时间:位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字.印发机关左空1字,印发时间右空1字.印发时间以公文付印的日期为准,用阿拉伯数码标识. 版记中的反线:版记中各要素之下均加一条反线,宽度同版心. 版记的位置:版记应置于公文最的一页,版记的最后一个要素置于最后一行. 印刷份数:格式没有明文规定,根据约定俗成,一般是在最后一条反线下一行,用3号仿宋体字,置于小括号内,右空1字. 6.页码 用4号半角白体阿拉伯数码标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,如-1-,-2-,一字线距离版心下边缘7mm.单页码居右空1字,双页码居左空1字.空白页和空白页以后的页不标识页码. 7.公文中表格 公文如需附表,对横排a4纸型表格,应将页码放在横表的左侧,单页码置于表的左下角,双页码置于表的左上角,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边. 公文如需附a3纸型表格( 大表) ,且当最后一页为a3纸型表格时,封三,封四(可放分送,不放页码)就为空白,将a3纸型表格贴在封三前,不应贴在文件最后一页(封四)上. 8.公文的特定格式 信函式格式:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字,字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细),距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗),两条线长均为170mm.每行居中排28个字.(首页不显示页码).发文机关名称及双线均印红色.(发文字号置于武文线一行版心右边缘顶格标识.如需标识秘密等级或紧急程度,可置于武文线下一行版心左边缘顶格标识). 信函式格式与便笺头比较 命令格式:命令标识由发文机关名称加命令或令组成,用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人签名章,签名章左空2字标识签发人职务;联合的命令或令的签发人职务应标识全称.在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间.分送机关标识方法同抄送机关.其他要素参照相关要素说明. 命令(令)格式 会议纪要格式:会议纪要标识由××××××会议纪要组成.用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.会议纪要不加盖印章. (四)公文的稿本 文稿与文本合称稿本. 文稿即起草文件过程中形成的历次稿子,包括草稿和定稿.草稿按形成的先后顺序分为初稿,二稿,三稿等,按用途分为修改稿,修正稿,讨论稿,征求意见稿,送审稿,报批稿等.定稿又称正稿,原稿,底稿.它是印刷文件的标准依据,也是日后工作查考凭证. 文本可分为正本,副本,存本,暂行本(也叫试行本),各种文字文本. 三,常用公文文种及其选用 公文文种即公文的名称,用以表明公文的性质,适用范围和作者职能权限以及制发公文的目的要求等.行政机关的13种主要公文: (一)命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员.类别有:公布令,任免令,授勋令,嘉奖令,指挥令,否决令,通缉令,特赦令,～令,动员令,通令,手令等. 命令(令)一般由标题(包括发文机关,事由,文种),发文字号,正文,签发人,日期等几个主要部分. (二)决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排,奖惩有关单位及人员,变更或者撤销下级机关不适当的决定事项.决定可以分为:法则性决定,重大事项决定,机构,人事决定,具体工作决定. 决定一般由标题(包括发文机关,事由,文种),受文单位,正文,发文机关,日期等几个主要部分.如:xx关于授予巴金人民作家荣誉称号的决定. (三)公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项.发文机关级别较高(多为省,部级以上机关).的方式一般不张贴,而是通过通讯社,电台,报刊等. 如:中华人民共和国国家发展和改革委员会公告～年第5号 (四)通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项.注意不要把通告写成通知或公告.通告的范围比公告小,各种机关单位都可以通告,内容有时具有专门性(如银行,交通方面的),事项可以一般化.方式多种多样,可张贴,也可以报刊,电台.报纸可以省略日期,因报纸有日期. (五)通知 适用于批转下级机关的公文,转发上级机关和不相隶属机关的公文,传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项,任免人员. 通知属,知照文告,针对的对象有特定范围,一般是限于有关单位有关人员,所以叫它限知性公文.它的方式,多是内部印发张贴,有的也可以公开张贴或公开发表于电台,报刊. 通知的种类有: 1.性通知.用于法规规章. 2.批转性通知.用于批转或转发文件. 3.事项性通知.用于告知某一事项,如会议通知等.重要会议的通知属正式公文,标题写明什么单位召开什么会议的通知,要编发文号.一般会议的通知属日常事务

文书,用得最多,标题可以只写通知二字,不编发文号. 4.任免通知.如:关于香港特别行政区政府曾荫培等2人职务任免的通知. 5.指示性通知.对下级机关有所指示,如认为其内容不宜用命令或指示的,可以用通知. (六)通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或者情况.通报多限在机关体系内部使用,属于限知性公文.与通知相比,并非都是以上对下,不能有所部署,只能用于批评表扬和通报重要情况. 通报有三种: 1.表彰性通报.表扬好人好事的,正文应包括事实,意义,表彰决定,希望与要求等内容;表扬先进典型,介绍先进经验的,正文应包括事迹,经验,决定等内容.如:xx关于表彰国家科委等单位长年深入基层开展扶贫工作的通报. 2.批评性通报.批评事故,正文要包括经过情况,原因和决定(包括防止办法);批评坏典型的通报,要有清楚的情况介绍,合理的因果分析和正确的指示决定.一般有附件.如:xx办公厅关于浙江省兰溪市非法成立金融机构并引发挤兑事件的通报. 3.情况通报.传达重要情况和要各机关知道的事项.以情况为主,可以有分析,提要求.如:中共广东省委,广东省人民政府关于全省林业大检查的情况通报. (七)议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项.格式包括标题(发文机关,事由,文种都不能省略),原由,事项,结语(用提请审议字样结尾).如:xx关于提请审议《中华人民共和国劳动法(草案)》的议案. (八)报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,答复上级机关的询问.包括情况报告,工作报告,答复报告.格式包括标题,原由,事项,结语(用特此报告,专此报告字样结尾).如:关于农村中小学教育收费专项检查情况的报告. (九)请示 适用于向上级机关请求指示,批准. 写作请示必须符合的规则:一文一事,单头请示,不越级请示,不得抄送下级机关,不得用请示报告字眼作标题. 请示的格式包括标题,原由,事项,要求(结尾).标题一般由事由和文种构成.原由应有理有据,具体明白.事项应具体,如需要多少钱,多少人等.结尾应写上以上请示,请批复,以上请示,请审批等专用公文术语. 请示应当在附注处注明联系人的姓名和电话. (十)批复 适用于答复下级机关的请示事项.批复必须针对请示予以答复. 格式要求: 1.标题.写成关于×××的批复或者×××关于×××的批复.如:xx关于同意广东省设立茂名市茂港区的批复(国函〔XX〕11号) 2.原由.应用类似你省《关于茂名市设置茂港区的请示》(粤府〔XX〕38号)收悉,你局《关于上报信宜市第三中学扩建项目可行性研究报告的请示》(信计字〔～〕132号)收悉作为原由. 3.批复事项.表明批复的态度与意见. 关于批示:与批复相近又直接有关的是批示.它是机关领导人对文件处理所批的意见.应该写在批示单上,有时批在文头空白处.一般很简单,如:同意,中肯,送×××同志阅处等,不单独行文.内容多的往往据以起草为批复或通知等公文,但有时也以批示发文.批示因是随文而发,其写法除了开头不必写是关于何文的批示外,基本与批复相同. (十一)意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法. 意见可以用于上行文,下行文和平行文. 作为上行文,应按请示性公文的程序和要求办理,须经上级批转.所提意见如涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致意见时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签报请上级机关决定.上级机关应对下级机关报送的意见作出处理或给予答复. 作为下行文,文中对贯彻执行有明确要求的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行. 作为平行文,提出的意见供对方参考. 格式要求: 1.标题.一般采用发文机关+事由+文种的模式.如:中共中央xx关于做好XX年农业和农村工作的意见. 2.原由.讲明意见的背景和根据. 3.事由.具体对工作指导的办法和措施. 4.结尾.一般为提出要求. (十二)函 适用于不相隶属机关之间商洽工作,询问和答复问题,请求批准和答复审批事项.函作为主要文种之一,与其他主要文种同样具有由制发机关权限决定的法律效力.函有商洽函,问答函,审批函,答复函. 函的格式(在信函式格式中提到)与书信大体相同,因为是郑重的公务,所以要有一定的格式,用语要得体,要讲礼貌,不亢不卑,不能用命令的口吻,粗暴的语气. 主要格式: 1.函头.印有名头的发函纸,单编发函号,发文字号中加函字.函号在武文线下一行版心右边缘顶格标识. (注意:文号有函字的不一定都是函,如xx的批复用国函字样) 2.标题.有两种写法:机关+事由+复函对象+文种,事由+文种.文种要写明是函还是复函.标题在函号下空一行居中标识. 3.上款.受函机关或领导人. 4.正文.发函大体是开头提出问题,说明是什么事或针对,根据什么.主体表示要求,商洽什么,告知什么,请求什么,即要对方做什么.结尾要求何时答复及得体的礼貌用语,如请大力协助为盼,望准予××是荷,望能同意,请即函复,盼复,望早日函告等.复函与批复类似,说明是根据什么函所发的复函,表明态度,结尾一般用特此函复作结束语. (十三)会议纪要 适用于记载,传达会议情况和议定事项.会议纪要不加盖印章. 会议纪要是把会议整个情况和结果简要地记下,形成文章,作为会议的一种文件,属于议决性公文,也叫会议文件.有些重要会议,可以用决议,决定等公文郑重议决的问题.有些较为一般的会议,可以采用会议纪要的形式上呈下达或公诸报端. 1.例会,办公会议的纪要 这是机关研究日常工作和日常事务的会议.大体有固定的时间,有相对固定的出席者,如市长办公会,局务办公会等.这类会议的纪要,往往办成长期的,类似简报.会议纪要版头标识由××××××会议纪要组成.用红色小标宋体字,字号由发文机关酌定.期数在版头下一行中间处标明第×期,红色反线上左标编者××××办公室编,右标日期.正文内容包括时间,地点,主持人,出席人,列席人,会议议决事项. 2.专题性,大型会议的纪要 这种会议纪要大体规格是由标题,正文,文尾构成. 标题有两种写法:一种是简括标明议决的问题,然后以副题写明什么单位什么性质的会议纪要.另一种是严肃朴实地写下何种会议纪要,让人一目了然,如《～工作座谈会纪要》,《广东,福建两省座谈会纪要》等.标题下面注明日期. 文尾,除公开外,作为文件或上送下达,要按公文要求注明主送,抄送

,发送的范围. 党的机关公文与国家行政机关公文比较 汉字 无规定,多用阿拉伯数字 成文日期 右上角,信函在武文线下左边. 份号下方(首页左上角) 密级位置 文件:特急,急件,电报:特提,特急,加急,平急,标右上角.信函标在武文线下一行左边. 文件:特急,加急,电报:特急,加急,平急 紧急程度 13种:命令(令),决定,公告,通告,通知,通报,议案,报告,请示,批复,意见,函,会议纪要 14种:决议,决定,指示,意见,通知,通报,公报,报告,请示,批复,条例,规定,函,会议纪要 种类 a4型 16开型或a4型 用纸规格 国家行政机关公文处理办法 中国***机关公文处理条例 处理依据 国家行政机关公文 党的机关公文 对国家行政机关的主要公文种类中没有条例,规定,大家可能会有疑问:刚才讲到命令(令)的格式时,xx签署的xx令第375号公布《工伤保险条例》,***签署的广东省人民政府令第81号《广东省计算机信息系统安全保护管理规定》,这些不是行政机关的条例,规定吗 其实,这些都是作为命令(令)的附件下发的. 四,公文写作的基本要求 公文是一种特殊的文章,除了必须遵从诸如文通,字顺,观点与材料统一,层次分明,结构合理等文章写作通则之外,公文写作还应遵循以下一些基本要求: (一)合法 (二)求实 (三)合体 (四)简明 (五)严谨 (六)准确 (七)规范 (八)完整 (九)清晰 五,行文规则 (一)遵守行文规则的客观必要性 加强对文件传递过程的控制,使文件的行文方向正确,传递速度合理,保证文件能够准确,可靠,快捷,有效地到达目的地;使机关之间相互行文有法可依,有规可循,从而维护正常的行文秩序,防止行文紊乱;精简公文,简化手续,提高机关工作效率. (二)行文规则的主要内容 1.根据机关之间的工作关系准确行文机关之间的工作关系主要有四种类型: (1)领导与被领导关系: (2)指导与被指导关系: (3)平行关系: (4)不相隶属关系: 机关之间的工作关系决定了公文传递的方向: 处于领导,指导地位的上级机关可以向被领导或被指导的下级机关主送下行文; 被领导,被指导的下级机关应向上级领导,指导机关主送上行文; 具有平行关系或其他不相隶属关系的机关之间相互主送平行文. 2.选择适宜的行文方式,一般不得越级行文 3.正确选择主送机关与抄送机关 下列情况不得抄送: (1)请示在上报同时不得向下级机关抄送; (2)接受抄送的机关不得再向其他机关抄送; (3)凡与公文办理无关的机关一律不得抄送. 4.坚持党政分开的原则 5.联合行文时,作者应是同级机关 6.行文前必须对有关问题协商一致 7.严格控制公文数量,简化行文手续 (三)行政机关公文行文规则 1.行文应当确有必要,注重效用. 2.行文关系根据隶属关系和职权范围确定,一般不得越级请示和报告. 3.政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文;除以函的形式商洽工作,询问和答复问题,审批事项外,一般不得向下一级政府正式行文.部门内设机构除办公厅(室)外不得对外正式行文. 4.同级政府,同级政府各部门,上级政府部门与下一级政府可以联合行文;政府与同级党委和军队机关可以联合行文;政府部门与相应的党组织和军队机关可以联合行文;政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文. 5.属于部门职权范围内的事务,应当由部门自行行文或联合行文.联合行文应当明确主办部门.须经政府审批的事项,经政府同意也可以由部门行文,文中应当注明经政府同意. 6.属于主管部门职权范围内的具体问题,应当直接报送主管部门处理. 7.拟制公文,对涉及其他部门职权范围内的事项,主办部门应当主动与有关部门协商,取得一致意见后方可行文;如有分歧,主办部门的主要负责人应当出面协调,仍不能取得一致时,主办部门可以列明各方理据,提出建设性意见,并与有关部门会签后报请上级机关协调或裁定. 部门之间对有关问题未经协商一致,不得各自向下行文.如擅自行文,上级机关应当责令纠正或撤销. 8.向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关. 9.请示应当一文一事;一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式,但不得抄送其下级机关.报告不得夹带请示事项. 10.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送请示,意见和报告. 11.受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关.上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一上级机关. 六,公文写作的语言运用 (一)公文语言的特点 语言是公文的基本要素,特殊的应用领域和应用目的使公文的语言具有一定的特点:庄重,准确,朴实,精炼,严谨,规范. (二)公文词语的选择 1.认真辨析词语的准确含义,使词语的意义符合客观实际. 2.注意分辨词语的感**彩,以正确表达作者的立场观点. 3.注意词语声音和语调对语义的影响,以提高表达效果. 4.注意词语间的正确搭配,遵循语言法则. 5.注意公文具体使用场合对词语风格的要求,维护公文的严肃性及强制执行性. 6.注意针对公文具体收受对象的特点选词,以有的放矢,便于理解和执行. 7.注意根据公文中所涉及的人和事物的特殊性质选词,以获得鲜明直接的表达效果. 8.注意根据上下文的需要选词,以维护公文的完整和有效性. 9.注意词语的规范性,以提高公文沟通的效果,扩展沟通的范围. (三)公文语句的组织 1.对公文语句的基本要求 (1)含义明确,清晰,完整,便于准确理解,无歧义. (2)句子充分搭配得当. (3)句子成分完整. (4)语序安排妥当. (5)合乎事理,合乎逻辑规律. (6)句式内部结构合乎规范,力争有**表达效果. 2.语序的安排 在公文中准确地安排语序,要注意四点: (1)尊重语序的习惯性 (2)事理的逻辑性 (3)语序的强制性 (4)语序的选择性 3.句式的选择 (1)主谓句与非主谓句.主谓句的使用频率很高. (2)主动句与被动句.公文中两种句子兼而有之. (3)长句与短句.公文中短句用得较多. (4)完全句与省略句.完全句是主要的,省略的一般是主语.