公司档案管理方案范文1

1 自来水总公司档案管理的现状

广东潮州自来水总公司主要经营供水业务，是一家典型的国有中型企业，承担着为市区居民供给自来水的重要任务，为潮州经济的跨越式发展提供了供水保障。自1971年以来，潮州市自来水总公司已经下属设有三家自来水厂，全市日供水能力由原来的29万吨增加到44万吨，有效地解决夏季用水高峰期市区供水紧张的问题，不过由于业务量巨大，要求自来水总公司能对自己的业务有效地管理，因此自来水总公司的档案资料管理工作必须做到周全，以方便管理人员随时核查所记录的公司业务。公司档案立卷的主要内容一般包括：第一，上级机关颁发的相应的法规命令、指示决定、决议通知、任免计划、统计年报表、预决算方案以及其它规章制度等；第二，公司给上级部门的请示报告、工作计划和对下级部门的批复；第三，公司同相应单位的业务来往信件、协议合同等；第四，公司党政会议的实时记录、纪要、决定以及相应的规章制度；第五，公司制定的计划方案、统计报表、预决算记录以及工作总结；第六，公司各种专业会议的记录、文件、会议总结纪要以及相应的与会材料；第七，其它具有信息价值的公司材料。当前随着自来水总公司文书档案管理信息化建设的加快，公司档案信息逐步实现数字化和网络化，引入了计算机检索，工作效率大幅度提升。

2 自来水总公司档案管理存在的问题

2.1 档案资料信息不全面

档案资料必须做到严谨、规范和准确，然而许多基层部门并不重视档案资料的搜集和整理，提供的档案资料以图方便为原则，业务记录填写准确度低，原始文书档案的数据有很多缺失，档案资料信息很不全面。

2.2 档案管理信息化程度低且缺少统一管理

自来水总公司业务范围大，完整的档案信息能记录下公司负责的地下管网信息、设备信息、用户信息，为公司业务的顺利展开提供准确的信息参考，所以档案管理必须提高效率和服务水平。然而公司的档案管理信息化水平相对较低，很多档案管理仍然依靠传统的纸质档案和手工管理，档案收集整理、档案保管编研以及档案的统计利用过程出现步骤繁琐、人工失误率高等效率低下等问题，而且许多宝贵的公司工程设计图纸等由于保管条件有限而逐步老化遗失。这些问题都必须通过提高档案管理信息化水平来解决。另外，公司下属的分公司之间的档案缺乏统一管理，许多档案资料只集中于行政部门，工程文件主要在施工部门，这些部门之间档案信息的共享处于闭塞状态，公司需要对档案信息进行统一集中管理，形成生产、运行、收费以及用户服务一体的专业系统。

3 加强自来水总公司档案管理的创新策略

3.1 重视自来水总公司档案管理

自来水总公司管理层要高度重视档案管理工作。档案管理要实现责任制，管理有明确的步骤、有清晰的任务划分、有合理的责任分配。档案管理的软硬件投入也需要得到保障，软件的保障主要是档案管理的电子档案管理系统的建设要得到保障，硬件的保障主要是公司档案管理设备要及时更新换代，配备扫描仪、计算机、防磁柜等先进的管理设备。档案管理的安全工作也要做好，做好防火、防水和防潮的工作。档案载体要及时更新换代，引入先进的档案载体，如档案盒、光盘档案、优质纸等。

3.2 提高档案管理信息化水平

信息化时代要求公司的档案管理工作要提高信息化水平。自来水总公司档案管理系统要引入先进的信息化管理系统，设计思路先进、管理功能齐全、管理性能稳定、管理界面友好、管理操作方便，实现档案资料的数字化和网络化，从而提高档案管理的信息化水平和工作效率。如自来水总公司可为每一台供水机电设备设立相应的电子档案，其运行中的各个参数都能通过电子档案实时查询核对，公司对该设备的运行情况就有全面的了解。

3.3 提高档案管理的使用效率

随着城市供水规模的不断扩大，自来水总公司的档案管理所记录的信息可以为城市供水规模扩大再生产提供信息参考，例如某些供水工程积累下了相对全面的施工设计档案资料，这些可靠的技术参数档案能为再次供水工程的施工设计提供准确参考，从而节约设计工期，提高工效，从而提高了档案管理的使用效率。

公司档案管理方案范文2

二、归档范围

公司的规划、年度计划、统计资料、财务审计、会计档案、劳动工资、经营情况、人事档案、会议记录、决定、委托书、协议、合同、项目方案、通知等具有参考价值的文件资料。

三、公司的档案管理由总经理办公室档案室档案管理员负责。

四、档案管理员的职责：保证公司及各部门的原始资料及单据齐全完整、安全保密和使用方便。

五、资料的收集与整理

1.公司的归档资料实行“季度归档”及“年度归档”制度，即：每年的四、七、十和次年的一月和每年二月份为公司档案资料归档期。

2.在档案资料归档期，由档案管理员分别向各主管部门收集应该归档的原始资料。各主管部门经理应积极配合与支持。

3.凡应该及时归档的资料，由档案管理员负责及时归档。

4.各部门专用的收、发文件资料，按文件的密级确定是否归档。凡机密以上级的文件必须把原件放入档案室。

5.档案管理员根据公司的《文书立卷归档管理制度》实施档案归档整理。

六、资料的分类与归档

1.公司档案资料的分类依据《文书立卷归档管理制度》的有关规定执行。

2.公司档案资料的归档每年一次，属于平时立卷归档的不在此规定范围内。

七、档案的借阅

1.总经理、副总经理、总监、总经理办公室主任借阅非密级档案可直接通过档案管理员办理借阅手续。

2.因工作需要，公司的其他人员需借阅非密级档案时，由部门经理办理《借阅档案申请表》送总经理办公室主任核批。

3.公司档案密级分为绝密、机密、秘密三个级别，绝密级档案禁止调阅，机密级档案只能在档案室阅览，不准外借；秘密级档案经审批可以借阅，但借阅时间不得超过4小时。秘密级档案的借阅必须由总经理或分管副总经理批准。总经理因公外出时可委托副总经理或总经理办公室主任审批，具体按委托书的内容执行。

4.档案借阅者必须做到：

①爱护档案，保持整洁，严禁涂改。

②注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。

八、档案的销毁

1.公司任何个人或部门非经允许不得销毁公司档案资料。

2.当某些档案到了销毁期时，由档案管理员填写《公司档案资料销毁审批表》交总经理办公室主任审核经总经理批准后执行。

3.凡属于密级的档案资料必须由总经理批准方可销毁；一般的档案资料，由总经理办公室主任批准后方可销毁。

公司档案管理方案范文3

摘 要：如何建立现代企业档案工作管理模式，适应市场经济体制下快速发展的现代企业？本文分别从建立现代企业档案工作的管理体制、运行机制、管理模式、委托管理等四个方面提出了几点看法。关键词 ：现代企业 档案管理 运行机制 管理模式 委托管理establishment of modern enterprise management mode archives thoughts zhang jing(shaanxi longmen iron and steel croup,inc shaanxi hancheng 715405)abstract:how to establish a modern enterprise management mode archives to meet the market economy rapid development of the modern enterprise? this paper archives from the establishment of modern enterprise management system, operation mechanism, management, company management put forward four arguments.key words: modern enterprise, file management, operating mechanism, management, commission management近年来，随着改革的发展和现代企业制度在国有企业的推进，企业对档案服务的需求日益增多，但是在经济利益的驱使下，许多企业精简和压缩档案机构和档案管理人员，对档案部门的投入也锐减，使许多大型企业仍沿袭建立初期所形成的管理模式而远远滞后于企业的现代管理要求。传统的档案管理模式建立在当时企业管理体制、管理形态和管理模式上，适应当时企业发展的需要，在企业发展过程中起到了传承历史、记录现实、服务未来的作用。随着现代企业制度的建立，公司的管理体制、运行机制均发生了质的变化，尤其是多种经济形式并存的集团公司的出现，使传统档案管理模式进行体制与机制改革的工作已迫在眉睫，只有建立现代企业档案工作管理模式，才能适应在市场经济体制下快速发展的现代企业。一、 建立现代企业档案工作的管理体制档案的管理模式受制于档案的管理体制。现代企业制度下企业档案工作指的应该是现代企业档案系统建设工作和档案业务管理工作。其管理体制有两个层面：一是对现代企业档案工作的宏观管理体制，二是档案业务部门的内部微观管理体制。两者之间是相互统一，相辅组成、相互促进的一个问题的两个层面。现代企业是一个建立健全

母子公司产权关系和公司法人治理结构的战略联盟组织。由若干个被控股、参股或契约关系的具有层次性稳定的小企业组成。各企业间所有制形式、管理形态、经营模式、产业规模也不尽相同，再采用过去“大一统”式的以行政隶属关系而确定的档案管理体制，必然无法满足企业个性化的要求，不利于现代企业档案管理工作的开展。在宏观上要树立管理模式多元化的观念，建立以资产为纽带的档案管理模式，公司档案业务部门要放权，给予自主的管理权。公司要强调档案管理体制的宏观性，在管理时以引导、服务、咨询为主，旨在推动各子公司档案工作依法自主运行。在现代企业档案主观部门宏观指导下，建立健全档案业务部门的微观体制。在市场经济体制下面对各子公司的企业形态的变化，引导各档案部门创新各自档案管理工作体制，以适应企业的需要。二、 建立现代企业档案工作的运行机制管理体制一旦确定之后，需要进一步建立推动管理体制运行的管理机制。集团公司档案主管部门首先应从宏观层面上建立起相应的运行机制。现代企业制度下靠传统的文件式、指令式管理无法满足管理形态多样化的众多子公司对档案管理的要求，只能以法归档、以法管档。在现代企业这种混合性经济体制、多种所有制子公司并存下，推动公司档案工作运行的主要手段是执法建章——执行国家、地方档案行政法、建立公司系统档案规章制度。首先要贯章贯法，档案法规是约束档案业务部门和档案业务人员在档案工作中的自由行为，是强制性的工作标准或工作原则。需要有一个宣传贯彻的程序，要经过由认识——理解——执行的认知过程。通过贯章贯法使集团公司档案系统工作在同一个法律、法规和制度的平台上操作，实现集团公司档案工作质的统一。其次要执法检查，档案法强制性的表现之一就是执法检查。执法检查要程序化、规范化和体系化。其重点一是加强对国家、社会和企业所有保存的档案的监控，二是各子公司档案集中统一管理原则的落实，三是对具备委托功能档案部门的控制，确保档案委托业务良性发展。三是指导业务，由于档案工作最终落脚点在档案业务的具体工作部门，是各子公司的企业行为。公司档案主管部门不宜对具体业务插手过深，要通过提供法规服务、标准服务、中介服务、培训服务、技术服务等公共服务，指导各子公司档案工作。从宏观上把公司档案工作引导到依法自主、科学规范的运行轨道上来。三、 建立现代企业档案管理模式现代企业档案管理体制和运行机制确定之后，档案管理模式也基本成型，即现代企业档案管理系统与档案管理业务部门两个相互协调的管理模式。档案管理系统层面是档案业务部门管理层面的系统领导者、执行监督者。档案业务部门指档案实物管理者，即各级档案管理机构。各级档案管理机构是平等的，不受室藏多少与级别高低的影响，各自在公司档案主管部门监督下独立自主、依法有效地开展适合本二级单位特点的档案管理工作。档案业务工作部门在档案工作中要建立集中统一的管理模式即档案工作部门要对本企业档案实物实行档案集中统一管理。集中统一管理便于对新型档案研究、收集、归类整理，也能有效防止档案分散管理所造成的档案管理上的空白和失散。所以要强调统一集中管理模式，以利于档案的收集与利用，克服各自为政的混乱归档现象。现代企业档案管理模式应“大放小集”。集团化大公司不仅规模大，而且子公司众多，性质各异、区域分散，采用“大放”

的方法，适应公司多元化经济结构，抓住灵魂、提纲挈领。“小集”是以子公司为单位实行集中管理，从档案源头上确保档案的完整与安全，强化档案管理的责任，便于档案的收集与利用。四、 建立现代企业的档案委托管理现代企业的管理模式给予了各子公司内部管理体制、运行机制的自主性和灵活性，各子公司会按照自己的需要设置组织机构。将档案管理工作按照传统惯例提交集团公司，而集团公司又不可能像过去一样解决集团内庞大的档案管理业务，为了解决这一矛盾，集团公司可在集团内培育发展一至若干个具有档案委托管理功能的档案管理机构，为不具备设立档案管理机构的子公司提供优质档案委托管理服务。档案委托管理是将企业档案管理业务工作委托具有相应功能的档案管理部门管理，委托档案部门从委托企业的归档材料收集开始直到调阅利用、鉴定注销提供全方位全过程的优质服务。在现代企业内部实行档案管理委托运行机制，是一种改革，也是一种创新，更是现代企业组合竞争优势，催生子公司效益最大化的一种有效方式。在现代企业内部搭建档案委托管理平台，有利于现代企业档案管理工作系统化、科学化，有利于现代企业的档案保密，有利于现代化企业的知识产权保护。

公司档案管理方案范文4

完善的档案工作组织保障体系

根据集团公司对档案工作的指示精神，为实现“集约化、专业化、一体化整体协调发展”的档案管理要求，公司全面加强了对档案工作的领导，对管理机制进行了梳理和调整，将档案室纳入海外板块机关管理序列，由总经理办公室统一管理，归口负责海外地区公司和所属项目的档案工作，为境外档案管理工作的深入开展奠定了基础。同时，公司制定并下发了《关于进一步加强境外档案管理工作的通知》，明确了各级领导的档案业务管理职责：海外勘探开发公司总经理是公司档案工作第一责任人；各海外地区公司、所属项目、机关各部门主要负责人为档案工作责任人或分管档案工作领导。公司建立了以国内总部档案室、海外单位档案机构为业务管理主线，以各专业系统和海外项目兼职档案员为基层工作队伍的档案工作网络体系。建立了一支逐步走向档案专业化的强大骨干队伍。为境外档案工作的有序开展提供了可靠的组织、行政支持和人员保障。

实施“两个抓手”的档案管理目标

一抓“制度建设”。公司重新修订和完善了《中国石油海外勘探开发公司档案管理规定》，制定了《中国石油海外勘探开发公司档案工作风险管理实施方案》、《中国石油海外勘探开发公司档案安全保管应急预案》以及《中国石油海外勘探开发公司境外档案管理实施细则》等。尤其是针对不同资源国家、地区、不同项目管理模式对档案工作的不同要求和限制，提出了各海外单位应充分发挥属地管理优势，以区域或项目为单位，建立和完善适合本区域或项目实际情况、操作性强的档案管理制度，独立开展档案工作，集中保管档案。同时，汇编了《档案工作使用手册》，从档案工作制度、工作内容、工作流程、操作规范和执行标准到档案安全保管、保密以及信息化建设等方面为境外档案工作的开展提供了档案工作指南。实现了“立足国内，发展海外”的档案管理目标。

二抓“档案文化建设”。为了加强档案资源建设，强化基础管理，珍存企业记忆、传播企业文化，更好地服务于公司的中心工作，档案室创办了《海外档案通讯》，以档案动态、档案管理和文史漫笔三大类九个栏目，来体现档案的专业性、历史知识的趣味性和综合文史知识的丰富性。使其成为联系公司境内外档案管理工作的纽带和桥梁，成为服务海外板块档案管理、加大信息资源开发利用的平台，成为以史为鉴，提升人生价值、“资政、育人、交流”的驿站，成为集团公司海外“档案文化”建设的阵地。

树立“三个转变”的档案管理理念

一是由后端工作转向前端介入。传统的档案工作是企业“边缘化”的一角，是后端服务。随着公司海外业务的快速发展，信息已成为企业和需求者不可或缺的资源。如何为企业提供信息保障工作，是档案工作主动寻求介入的突破口：一方面，紧跟公司海外业务发展节奏，通过每周公司《生产协调会议纪要》全面了解公司海外油气业务发展动态，并与相关部门经理及兼职档案员沟通、协调档案的收集工作。另一方面，跟踪公司新项目谈判进展情况，主动收集新项目前期文件以及投标、中标的全套档案资料。

二是由被动服务转向主动服务。现阶段公司档案利用服务已经转向主动出击：(1)在服务领导班子决策上下工夫，为公司战略投资研究、新项目开发评价和决策、现有项目的加快发展，乃至生产经营和重大决策提供了全面、准确、快捷的信息保障。(2)在服务海外主营业务发展上见实效，为老油田的增储上产、新油藏的开发、炼化产品的升级等提供了科学依据。(3)在服务重点工程建设上上水平，对中亚天然气管道、中俄原油管道等重点工程进行档案工作指导、检查、验收和培训，坚持“四参加”、“四同时”原则，全面实施建设项目的前端管理和过程控制。(4)在服务国际化经营上求突破，为新项目的评价和谈判提供了可行性研究数据；为法律诉讼提供了原始证据；为投资计划、资本运营以及公司内控审计工作提供了强有力的支持。

三是由档案专业管理转向参与公司综合管理。在集团公司海外油气业务发展的大环境下，档案工作的对象、范围都发生了深刻变化。档案人员积极参加公司举办的各类培训与讲座，同时借工作之便充分了解资源国不同法律对境外单位的约束以及对档案归属和处置的要求，并有针对性的对项目档案工作给予在线辅导，了解境外投资、资本运作的规范、标准，为法律部、财务资本运营部、内控审计部以及销售采办部人员提供合理化建议。

加强境外档案管理的“四个措施”

由于资源国对外籍员工劳务签证的严格限制，以及严峻的政治、安全风险，一般境外中方人员都身兼数职，他们既懂外语又懂专业生产技术，而唯一缺少的是公文管理、档案基础知识等。为了能尽快增强他们的文档管理意识，掌握档案专业基础知识和工作技能，推动境外档案工作的全面开展，公司采取了“四个措施”。

1.有计划的实施档案培训

(1)培训方式多样化：对总部机关员工采取“集中”培训的方式，侧重档案制度的宣贯；对总部机关兼职档案员采取“分批”培训的方式，侧重档案业务培训；对海外项目员工采取“普及”培训的方式，侧重档案宣传教育；对海外兼职档案员采取“一对一”培训的方式，侧重档案工作操作规范和技术标准。(2)培训内容灵活化：档案室编制了《档案培训通用教材》，并制作成课件，结合公司海外发展战略和工作任务，针对不同培训对象灵活调整档案培训内容。(3)培训时间弹性化：什么时间接受培训和课时的长短视被培训人意愿和具体情况而定。

2.有重点的赴海外实地检查

为全面加强境外档案管理，充分发挥档案工作业务监督和指导职能，档案室制定了赴海外重点项目检查、指导档案工作的计划，包括工作内容、目的、任务、工作原则以及工作流程。通过学习和调研，加强了公司与海外项目间档案工作的交流与协作，有利于相互学习、取长补短，推动了公司境外档案工作的顺利开展。

3.有目标的实行考核

为加强档案工作过程管理和全程监控，档案室制定了《境外档案工作考核办法》。在境外单位全面推广档案工作季度考核机制。各海外项目严格按照自检自查原则，比照考核办法中规定的考核内容、考核方法及扣分标准，对本项目的档案工作进行客观全面地考核测评，达到量化考

评标准。

4.定期的表扬通报

公司档案考核工作坚持定期通报机制，将机关部门和海外项目档案工作的考核结果通过公司网站实施季度通报，使各单位对自身档案工作有比较直观动态的认识和了解，同时，起到表扬先进、鞭策落后、树立典型、带动整体的作用。通过实行通报机制，公司上下呈现出“人人重视、个个参与、齐抓共管”的档案工作的良好氛围。

做好境外档案工作的“五个落实”

1.落实了《归档范围》确认制与备案审批制

通过实行《归档范围》确认制和备案审批制，保证档案的积累和收集齐全。一是主动了解机关部门、海外地区和所属项目主要工作职能和工作流程，根据业务部门职能的调整或增加，修改、补充《归档范围》，确保公司档案“应收尽收”。二是在梳理档案工作基本流程的基础上，强调“收集”是档案工作第一要务。即从文件源头抓起，对文件产生直至最终永久保存或销毁的全过程进行监控和管理。并通过慎重对待每一份档案资料、慎重保管每一份档案资料，以及慎重销毁每一份档案资料，确保档案资源不流失，档案管理不疏漏，档案利用不梗阻，并力求在服务中为公司创造效益，在服务中实现档案工作价值。

2.落实了《境外档案安全保管应急预案》

海外项目大多分布在政局动荡、社会治安混乱、自然环境恶劣、恐怖活动和局部战争频发的地区和国家，针对海外投资风险丛生、工作环境千差万别的特点，公司狠抓各单位《档案管理应急预案》的制定，同时，利用各种场合培训乍得项目“应急预案启动”的成功案例，宣贯境外档案应急保护措施和“异质异地”双套保存要求，以确保重大突发事件发生时，把档案损失和不利影响降到最低。目前，大部分项目已启动了应急预案工作。

3.落实了境外《史志编研》工作

中油国际(乍得)有限公司已完成了《大事记》的编纂工作；苏丹炼厂项目通过编纂《十年大事记》和《史志画册》，全面系统介绍本项目发展历程。

4.落实了境外档案移交程序工作

为了确保海外单位各类档案移交通畅，公司下发了《中国石油海外勘探开发公司移交档案资料的通知》，并对境外档案资料的移交工作进行了要求，确保境外档案完整有效地向国内转移。

5.落实了信息化建设工作

公司档案管理方案范文5

“十三五”期间，我公司未建立数字档案馆，馆藏档案数字化率为零。

公司现建有档案室三间，每个档案室面积约20平米，分别储藏行政档案、人事档案、财务档案。档案室内消防、安防和档案装具齐全，均配有温湿度计，制定各项管理办法及档案借阅办法。因经费及历史原因，公司档案未实施电子备份，重点档案保护下拨经费为零。

存在的不足：

一、我公司因办公楼老化及经费原因，未建立数字化档案室，现档案室内设施较为陈旧，各项配套设施与数字化档案室标准还相差甚远，经费投入不足。

公司档案管理方案范文6

一、加强组织领导，档案管理体制更加健全。

近年来，公司领导高度重视档案管理工作，始终将档案管理工作纳入日常工作日程。以职能建设为基础，以规范管理为核心，进一步完善了档案管理工作机制，先后建立健全了由公司领导任组长，各部室负责人为成员的档案管理工作小组，实现了档案目标管理工作的统一领导、统一规划、统一管理，形成了公司领导挂帅、各部门分管、档案管理员具体负责的管理网络，使我司的档案管理工作迈上新台阶。

二、强化制度管理，档案管理工作更加规范。

为做好档案管理工作，我司在原有的基础上，加强了对档案保管、利用、保护、保密等规章制度的落实。在档案收集整理工作方面，我们从严要求，切实加强文件的收、发工作，严格登记、科学分类、组卷合理、编目规范，努力做好文件装订、排列、编号、编目、装盒等工作，保证归档文件材料的完整、准确、系统。在档案材料保密工作方面，我司定期做好法律法规、制度规定的宣传工作，加强档案管理人员的保密意识，增强对归档文件材料的保密力度，实行专人保管、专人查阅、集中归档，保证档案资料的安全和利用。在档案基础设施方面，我司根据资金的实际情况，配备了铁柜、空调、灾火器等办公设施，基本上满足了防潮、防霉、防鼠、防虫、防火、防尘、防光、防高温的八防要求，确保了档案的完整和安全。

通过一系列手段和措施，我司进一步提高了档案工作的管理水平，做到了规章制度上墙、工作意识进脑、管理理念入心，公司上下呈现出依法治档、规范管档、人人重档的良好局面。

三、明确工作目标，档案业务建设更加有序。