摘要：

纸质档案在其本身的含义上就是以笔与纸的形式对社会上的组织与个人在生活中直接影响而形成的各种记录性的文字与图表等不同信息的合集。电子档案在现实生活中的应用虽然具有快速性与高效性的特点，并且在生活之中的应用范围也在渐渐的占领高地，有着不可阻挡的趋势。但是与此同时，电子档案的可靠性与真实性却总是不如人意。因此，在电子档案得到大力推广的今天，必须要将纸质档案的重要性进行突出的保护。

关键词：

档案信息化；纸质档案；电子档案；重要性

档案上的信息化本身体现出来的是档案管理在信息时代的一种必然的趋势。在档案的管理上，同样是我档案事业的“十二五”规划的中的一项重要的内容关于纸质档案的去与留，一直都是专家学者们经常探讨的一个热点。所以基于此，现在必须要做的是对信息化背景下纸质档案的定位与重要性进行一个充分的认识，尽量在纸质档案与电子档案的结合互补中寻求一个关键点，让档案的信息化管理走上科学化与规范化的正轨。

1纸质档案拥有非常明显的比较优势

纸质档案就是以笔和纸的形式对社会组织和个人在工作生活中直接形成的各种文字、图表等不同形式的信息进行记录与保存的档案形式。这种把纸张作为信息记录载体的档案有着一些非常突出的优势：

1.1信息与载体的依附性较强。载体与信息的统一就使原始记录性这一属性得以形成。其在档案信息的原始真实性与存储介质的原始依附性两个方面都有所体现。因为信息与载体密不可分属于传统介质的特点，当信息与载体达到充分地结合，将其进行分离就非常难。不仅如此，人们只有借助于依附在纸张等载体上的文字、图形，才能够对其所承载的信息有所了解。

1.2充分体现档案信息的原始凭证性。纸质档案的形成是由文件直接转化过来的，对过去的历史情况客观地记录，其凭证功能令人信服。作为管理档案信息的载体，也是在特定的条件下通过特定的责任人制作来形成的实体材料。

2纸质档案在档案信息化管理中的重要性日益凸现

档案信息化管理就是通过信息技术等高科技手段来促使档案由实体保管实现以数字化信息为载体，向社会提供服务为重心的转变。在档案信息化管理过程中，纸质档案有着极其重要的作用，主要体现在：

2.1发挥纸质档案原始凭证作用可确保档案的真实性。档案生命力最基本的体现就在于档案的原始证据和法律凭证作用两大方面。对档案来说，完全实现数字化和网上应用就必须解决好电子档案的真实性及其法律效力两个问题，但是，对于电子档案的法律地位国家尚且没有相关法律法规能够对此进行明确.但对于管理完善的纸质档案来说，其真实性是确定无疑的。传统纸质档案所体现的是“内容的原始性”和“形式的原始性”的有机统一，其唯一性表现在其文件资料的字体、字迹、图像、印章以及纸张载体均不可能被替换掉，若存在被篡改和复制的内容也很难达到与原件完全一致的程度。因此，目前的技术条件就决定了纸质档案的真实性和法律效力比电子档案要高出很多。

2.2发挥纸质档案稳定性作用。可确保档案信息安全性。因为计算机软硬件系统及信息存储的本身就有缺陷和不足，与纸质档案比较起来，电子档案在传输、存储和利用中的安全性就相对比较弱，也就比传统纸质档案难以进行信息安全防护。所以很多存在于电子档案中的信息安全问题不可能出现在传统的纸质档案中，且纸质档案安全管理的模式和经验都已经非常成熟。要确保信息环境下的电子档案的安全可靠，不仅需要开发和应用诸多类型的信息安全与技术手段，纸质档案提供的安全保障也有着不可替代的作用。

3发挥纸质档案在档案信息化管理中优势的途径

传统的纸质档案有着电子档案无法替代的一些绝对的优势，其安全性和隐患性在档案信息化得到了充分的体现，与此同时，纸质上的档案管理被许多的机构认可，具有很强的法律效力与权威性，这是电子档案无法取代的。所以，要从以下几个方面入手。

3.1促进档案管理人员的观念更新。纸质档案与管理人员的位置关系是档案属于管理人员的客体，在传统对纸质档案管理上的办法已经让管理人员适应了，所以在纸质档案与电子档案上的共存模式组合上让许多的工作人员感到吃力，这样的趋势要求档案的管理人员需要尽快的将自身思想观念给进行及时的转变，实现从传统的模式转化为现代的管理模式，以全面型档案管理人才上的标准对自己进行要求，跟上时代的脚步，科学的对档案进行管理。在知识的学习上，档案的管理人员一定要积极学习新的的知识，对自己的知识体系进行完善，以现代的科技手段对自己的职业上的素养进行丰富。对传统的档案管理方法进行熟练的掌握以后，也要与时俱进的将网络档案管理上的技术手段进行学习，熟练的将电脑上的知识进行掌握，其中包括数据库上的信息存储。进而成为一个在档案管理上的全能型人才。从工作的重心到服务手段的各个方面都进行全面的改革，将传统在档案管理模式上的局限都进行及时的提升与改进，在对自己综合素质进行提升的基础上，也进一步的将自我在创新能力上的实力进行拔高的处理，树立一个现代档案管理人员的新形象。

3.2对档案管理标准进行完善。想要档案尽快实现信息化，这样的转变离不开与计算机技术的结合，数据上的质量会对档案起到决定性的作用，合格的数据上的格式必须要有相关的标准与健全的制度，于此同时，还要将新型档案上的信息进行载体储备格式与转换标准上的项目进行积极的推进。因此，必须将完善的档案管理上的标准进行及时的建立，进一步的将电子档案与纸质档案工作进行规范。

3.3改进与调整档案保管设施。只有将电子档案与纸质档案上的结合工作给进行妥善的处才能将**的效果进行实现。加上这两者的运行支柱都是一定的物质支持而存在的，所以在安全性上与完整性都离不开一定的实施与条件来进行保证。纸质档案在信息的存储上不如电子档案的多，所以在长期的积累的案卷面前，档案存储在库房需求上很大，这给库房的压力也很大。电子档案的出现就将这个问题进行了完美的解决。光盘在信息的存储上的拥有很大的优势，并且占据的空间也很小，不会让人工资源造成浪费。

4结论

对于档案上的管理人员来说，一定要对纸质档案的真实性与安全性进行充分的认识，并理解这些特性的重要作用，想要实现档案管理从传统的模式转变为现代的模式上来，就必须将两种模式上所要面对的融合进行充分的准备，做好两者之间的在优势上的互补，进而有力的将现代档案事业上的工作得到健康与科学的运行，只有两者能够做到优势上的互补，才能将档案储存上的管理进行进一步的优化。

作者：刘欣欣 单位：大庆市龙凤区人才交流服务站

参考文献

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